SharePoint Workflows unter der Lupe

Geschäftsprozesse in SharePoint

Workflow ist das Zauberwort, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse zu visualisieren und zu automatisieren. Unter SharePoint ermöglichen Workflows bei Dokumenten in Dokumentenbibliotheken bzw. Elementen in Listen eine Businesslogik zu hinterlegen und sie mit Aufgaben und Aktionen zu verbinden.

SharePoint Workflow

Workflows bieten eine Vielzahl an Einsatzmöglichkeiten, mit denen die Effizienz und Produktivität im Unternehmen gesteigert werden kann. SharePoint enthält standardmäßig eine Reihe von Built-In Workflows für gängige Businessszenarien:

    • Genehmigung

Eines der prominentesten Beispiele ist der Genehmigungsworkflow, bei dem i.d.R. Dokumente an eine Person/Gruppe zur Genehmigung weitergeleitet werden. So können u.a. Prozesse wie die Lagerentnahme oder Beantragung von Bahnkarten sowie die Verwaltung von Passwörtern, Zertifikaten oder Leasingverträgen automatisiert und effizienter gestaltet werden.

    • Veröffentlichungsgenehmigung

Dieser Workflow ermöglicht das Weiterleiten von Inhalten zur Prüfung & Genehmigung durch dritte Personen. Der Workflow ist speziell für Veröffentlichungswebseiten ausgelegt und ermöglicht die Kontrolle neuer bzw. aktualisierter Inhalte.

    • Feedback sammeln

Dieser Workflow leitet das Dokument an eine Person/Gruppe, trägt das Feedback zusammen und schickt es in gebündelter Form an den Workflow-Initiator.

    • Signaturen sammeln

Bei diesem Workflow werden MS Office Dokumente an eine Gruppe von Personen weitergeleitet, die das Dokument um ihre digitale Signatur ergänzen.

    • Three-state

Dieser Workflow kommt zum Einsatz, wenn eine große Anzahl von Elementen nachverfolgt werden soll, wie es zum Beispiel beim Reklamationsmanagement oder bei Projektaufgaben der Fall ist. So könnten die drei Status bei Projektaufgaben beispielsweise „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ lauten.

Die genannten Workflowarten adressieren sehr gängige Einsatzszenarien und simple Prozessschritte. Sollen jedoch weitere Anpassungen daran vorgenommen werden bzw. auf das eigene Unternehmen zugeschnittene Workflows gestaltet werden, empfiehlt sich die Verwendung von benutzerdefinierten Workflows. Bei deren Erstellung entscheiden sich viele Unternehmen für den Einsatz des SharePoint Workflow Designers aus dem Hause Microsoft.
Der SharePoint Workflow Designer ist eine Built-In Workflowlösung von Microsoft. Die Software ermöglicht dem Fachanwender mit entsprechender Berechtigung einfache Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen.

Die Stärken des SharePoint Workflow Designers

1. Schnelle Workflowerstellung

Zum Erstellen von Workflows hat Microsoft einen textbasierten Workflow-Editor zur Verfügung gestellt. Das System ähnelt dem Regelwerk, das viele Anwender schon aus Outlook kennen. Die vorgefertigten Workflow-Aktionen und -Regeln müssen nur noch nach Bedarf ergänzt und personalisiert werden. Im Ergebnis können einfache Aufgaben relativ schnell als Workflows modelliert und automatisiert werden. Eine Kurzübersicht der auswählbaren Workflowaktionen finden Sie hier.

SharePoint Workflow Designer

2. Integration von Webservices

Der Workflow Designer ermöglicht Anwendern bestimmte Webservices einzubinden. Dadurch wird die Verwendung der Daten aus Third-Party Websites und CRM-Systemen in SharePoint möglich. Die Funktionalitäten vereinfachen die Anreicherung der SharePoint-Daten und -Listen um externe Daten. Optional kann im Anschluss ein Export der zusammengeführten Daten in z.B. das CRM-System durchgeführt werden.

3. Workflows wiederholen mit Loops

Mithilfe des Workflow Designers kann man Workflowaufgaben wiederholt ablaufen lassen, bis eine bestimmte Bedingung erfüllt wird. Z.B. kann festgelegt werden, dass eine automatische Benachrichtigung an den Innendienst-Verteiler gesendet wird, wenn die Datei „Bestellung.pdf“ im Ordner „XY“ auftaucht.

4. Kostenlose Nutzung

Ein weiterer Vorteil, der von vielen Unternehmen als ausschlaggebendes Entscheidungskriterium angesehen wird, ist der Preis. Der Workflow Designer ist als Built-In Komponente in SharePoint kostenfrei enthalten. Doch die Kosten sind nicht alles, was Anwender bei der Wahl für eine Lösung zum Workflowmanagement genauer unter die Lupe nehmen sollten. Denn eine hakelige Bedienung oder mangelnde Funktionalitäten können aus dem vermeintlichen Schnäppchen schnell einen Kostentreiber machen, unter dem zusätzlich die Produktivität der Anwender leidet.

Werfen wir also einen genaueren Blick auf die Limitierungen des SharePoint Workflow Designers.

Die Grenzen des SharePoint Workflow Designers

1. Keine Unterstützung komplexer Workflows

Im Workflow Designer ermöglichen die vorgefertigten Aktionen dem User einfache Workflows zu erstellen. Falls diese die geschäftsspezifischen Anforderungen auf Grund ihrer Komplexität nicht erfüllen können, führt ein möglicher Weg über das kostenpflichtige Tool Microsoft Visual Studio, mit dessen Hilfe die Funktionalitäten des Workflows durch Custom Actions erweitert werden können. Microsoft Visual Studio adressiert hier nicht den Fachanwender, sondern die IT-Abteilung, da fundierte Programmierkenntnisse vorausgesetzt werden.

2. Keine grafische Design-Oberfläche

Bei der Erstellung von Geschäftsprozessen mit Hilfe des SharePoint Workflow Designers muss auf den Einsatz einer grafischen Modellierungsoberfläche verzichtet werden. Das regelbasiertes Modellierungs-Tool, welches anfangs als Vorteil gesehen werden kann, wird schnell zum Nachteil, wenn es darum geht komplizierte Geschäftsabläufe mit mehrstufigen Genehmigungsprozessen und Nebenprozessen zu automatisieren. Hier empfiehlt sich der Einsatz alternativer Workflowlösungen wie dem GBS AppDesigner.

Grafische Workflowerstellung in GBS AppDesigner

3. Keine Rückgabe an vorherigen Bearbeiter

Im Geschäftsleben kommt es immer wieder vor, dass Dokumente ungültig ausgefüllt wurden, Bestellungen unvollständig ankommen oder aus irgendeinem Grund Dokumente zur Überarbeitung an den vorherigen Bearbeiter zurückgeschickt werden sollen. Dies ist mit dem Workflow Designer leider nicht möglich.

4. Keine direkte Delegation von Workflow-Aufgaben bei Abwesenheit

Unabhängig von Abwesenheiten einzelner Mitarbeiter müssen die Geschäftsprozesse kontinuierlich weiterlaufen. Deshalb ist es sehr wichtig, ein klares Vertretungssystem zu definieren. Im Fall der Abwesenheit bietet SharePoint Workflow Designer leider keine direkte automatische Weiterleitung der Aufgaben an die entsprechenden Vertretungen.

5. Lokale Installation notwendig

Um die vollständige Funktionalität von SharePoint Workflow Designer 2013 genießen zu können, muss das Tool auf dem Endgerät des Benutzers installiert werden. Dies hat zur Folge, dass der Benutzer auf einem fremden Gerät ohne installierter Software keine Workflows erstellen kann. Dies schränkt die mobile Nutzung des Workflow Designers empfindlich ein. Die Pflege lokaler Software ist darüber hinaus mit zusätzlichem Aufwand verbunden.

6. Die Alternativen

Der Markt für Workflowmanagement-Lösungen unter Microsoft SharePoint ist vielfältig. Neben den bekannten Platzhirschen gibt es neue, innovative Lösungen, die auf eine intuitive Benutzeroberfläche setzen und die Grenzen des integrierten SharePoint Workflow Designers überwinden.

Microsoft Workflow Designer Alternative

Ein Beispiel dafür ist der GBS AppDesigner, welcher als Provider-hosted Add-In eine unmittelbare SharePoint Integration erlaubt. Komplexe Formulare oder Workflows können von Anwendern ohne Programmierkenntnisse gestaltet werden. Eine lokale Installation oder aufwändige Schulung entfällt.

Fazit

Der SharePoint Workflow Designer ist für die schnelle Digitalisierung einfacher Geschäftsabläufe geeignet. Bei komplexeren und mehrstufigen Prozessen führt jedoch kein Weg am Einsatz einer leistungsfähigeren Drittlösung vorbei. Der Markt bietet hier ausreichend Alternativen, die den Ansprüchen von Unternehmen jedweder Couleur gerecht werden.

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geschrieben von: Bernd Hesse

Bernd Hesse

Bernd Hesse ist bei GBS PAVONE als Senior Product Manager verantwortlich für die Collaboration-Lösungen. In dieser Funktion betreut er unter anderem Produkte aus den Themengebieten Workflowmanagement sowie Erstellung, Modernisierung und Retirement von Geschäftsanwendungen. Aus seiner Zeit als Senior Consultant bei GBS verfügt er auch über umfassende Projekterfahrungen in den genannten Gebieten.

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