SharePoint 2016 – Neuerungen im Fokus

Microsoft SharePoint 2016: Zentrale Weiterentwicklungen

We are continuing to advance SharePoint, OneDrive and the entire Office 365 service in ways that make productivity even more collaborative, intelligent, mobile and trustworthy – Satya Nadella

Seit kurzem ist SharePoint 2016 auf dem Markt. Microsoft hat massiv in diese Technologie als Kernelement ihrer Collaboration- und Office-Strategie investiert und zugleich das Zusammenwachsen ihrer Cloud Services insbesondere Exchange Online und SharePoint Online vorangetrieben. SharePoint ist eine der zentralen Komponenten von Microsoft Office und genießt uneingeschränkte Unterstützung durch den Hersteller.

Dieser Releasewechsel unterscheidet sich insofern erheblich vom Wechsel SharePoint 2010 zu SharePoint 2013, da sich Microsoft vom reinen Softwarehersteller zum Cloudbetreiber entwickelt und die damit zusammenhängenden neuen Ansätze erstmals in den Mittelpunkt rückt.

 

Neue Ansätze

  • Fokus auf In Place Updates
  • Vermeiden von Altdaten-Transformationen im Zusammenhang mit dem Update
  • Minimierung von Betriebskosten und Updatekosten
  • „continuous updates“

Insgesamt versprechen die Ansätze, dass die Updates künftig mit geringerem Aufwand und Risiko ausgerollt werden dürften.

SharePoint 2016 Der Ansatz „continuous updates“ wird gut durch die Office 365 Roadmap illustriert. Als Folge beständiger Neuerungen – sozusagen Neuerungen in kleinen Häppchen – werden einerseits neue Funktionen zeitnah bereitgestellt. Andererseits befindet sich das System auch in einem permanenten Umbruch, bestehend aus einer Mischung von älteren und neueren Komponenten.

 

Microsofts Themen und Ziele des neuen Releases

  • Mobile First – bedeutet eine besondere Berücksichtigung von Mobile Devices, z.B. Responsive Design, Touch optimierte Oberflächen, Apps um Mobile Devices mit den Diensten zu verbinden.
  • Cloud First – Priorisierung und Fokussierung auf die Bereitstellung neuer Dienste in der Cloud und der nachrangigen Bedienung von On-Premise Lösungen.
  • Hybrid Solutions – im Cloud Kontext sind viele rechtliche Fragen noch nicht abschließend geklärt bzw. es fehlen valide Erfahrungswerte bzgl. spezifischer Risiken (Vendor Lockin, Hacking, usw.). Insbesondere Wirtschaftsspionage auch mit Unterstützung staatlicher Geheimdienste bereiten hier Sorgen. Mithilfe von hybriden Lösungen, bei denen Cloud und on premise Umgebung möglichst gut miteinander interagieren, soll ein Parallelbetrieb unterstützt und eine weiche Migrations- und Transformationssphase ermöglicht werden.
  • Compliance & Legal – besserer Schutz von Inhalten vor Löschung usw.
  • Ready-to-Go Portals – Auf die Volltextsuche aufsetzende Search-Driven Apps mit attraktiven und responsive Frontends ermöglichen das schnelle Bereitstellen und Nutzen von Inhalten durch die Anwender. Dazu korrespondierend hat sich auch die Suche weiterentwickelt.
  • Enrichment of SharePoint Ecosystem – Dies wird insbesondere durch ein neues SharePoint Framework als Technology Plattform und durch Lösungen wie Powerapps und Flow vorangetrieben.

Sie können über das Thema in dem offiziellen Microsoft Office Blog mehr erfahren.

 

Vier Gruppen profitieren

SharePoint 2016 hat einige Verbesserungen erfahren, um insbesondere für vier Gruppen erheblich an Attraktivität und Popularität zu gewinnen.

  • Der Normale Anwender: Dieser wird besser bei der Kollaboration und bei der Arbeit mit Office Dokumenten unterstützt
  • Eco System Partner: Die Möglichkeiten für professionelle Softwareanbieter SharePoint-Erweiterungen schnell und einfach zu entwickeln, haben sich erheblich verbessert. Neben der weiteren Verbreitung der Technologie wird dadurch die Grundlage für ein florierendes SharePoint Ökosystem geschaffen.
  • Power User (Selfadministration): Verschiedene Aspekte des sich Organisierens können zukünftig noch besser durch Poweruser aus den jeweiligen Fachbereichen erfolgen.
  • Power User (No Code Developer): Konsequente Weiterentwicklung der Möglichkeiten, um Lösungen schnell und mit minimalen Aufwand durch Poweruser erstellen, die auf vorhandenen Strukturen und Daten aufbauen.

Ein Bereich, der noch immer vernachlässigt wird, ist das Thema Workflows bzw. Prozesse. Unternehmen, die Geschäftsprozesse in SharePoint abbilden möchten, sehen sich noch immer mit zahlreichen Limitierungen konfrontiert – beginnend bei der Usability bis hin zur Integration mit 3rd Party Systemen oder Mobilgeräten. Lösungen, wie der GBS AppDesigner können hier Unternehmen unterstützen, indem Sie eine intuitive Umgebung zum Workflowmanagement bereitstellen. Dadurch lassen sich Geschäftsprozesse und –anwendungen leicht erstellen und direkt im Kontext von SharePoint nutzen.

 

Verbessertes Nutzererlebnis – endlich Kacheln

Das Organisieren von Applikationen mittels Kacheln ist etwas, das spätestens seit Windows 10 und Apples Mobile Geräten (iPhone) populär unter Anwendern ist und den Zugriff auf wichtige Funktionen und Anwendungen erleichtert. Mit SharePoint 2016 hat der App Launcher und damit die Organisation von Apps mittels Kacheln Einlass gefunden.

SharePoint 2016 Die Kacheln im App Launcher kann man bzgl. Position und Größe organisieren. Zusätzlich kann man festlegen ob die App auch aus der Navigations-Bar heraus gestartet werden können soll. Der App Launcher ermöglicht es, zwischen den einzelnen Apps bzw. Perspektiven einfach hin und her zu wechseln und erleichtert damit den schnellen Zugriff zu den relevanten Informationen. Rufen Sie SharePoint auf oder die eigene MySites landen Sie auf einer kacheligen Portalseite, die es Ihnen ermöglicht, schnell zu dem gewünschten SharePoint Raum zu navigieren. Die unmittelbare Navigation und Verwaltung der Dokumente und Items übernimmt dann die Liste oder Bibliothek mithilfe von Ansichten.

 

Look & Feel von Listen & Ansichten

SharePoint 2016 Das bisherige Ribbon Look & Feel wird durch ein prägnanteres und weniger überladen wirkendes Look & Feel ersetzt. Damit trägt Microsoft dem Umstand Rechnung, dass es inhaltliche Unterschiede gibt zwischen Ansichten auf Webseiten zur Organisation von Content und offenen Office Dokumenten im Office Client.

Das neue Look & Feel unterscheidet sich insbesondere durch einfachere Symbole sowie schneller bedienbare Menüs: So muss man nicht mehr genau die „…“ treffen und dann 2 mal per Maus-Klick aufrufen, um z.B. zum Menüpunkt „Download“ zu kommen.

SharePoint 2016 Im neuen Look & Feel kann man an einer beliebigen Stelle der jeweiligen Zeile mit der rechten Maustaste alternativ zum Klicken auf die 3 Punkte, das Menü aufrufen. Dieses baut sich schnell unmittelbar neben der aktuellen Position des Mauszeigers auf, so dass man mit minimaler Bewegung den gewünschten Punkt aufrufen kann. Sofern Sie ein Untermenü aufrufen wollen, reicht ein schlichtes Rollover statt eines erneuten Maus Klicks. Der Vorteil dieses neuen Bedienkonzepts ist erheblich, insbesondere beim Umgang mit Dokumenten. Zum einen sparen Sie im Schnitt 2-3 Sekunden je Aufruf, zum anderen finden sich vor allem weniger SharePoint-erprobte Anwender besser zurecht.

SharePoint 2016 Ein weiterer Vorteil des neuen Bedienkonzepts ist, dass auch Aktionen wie „Copy to“ bei Mehrfachselektion zur Verfügung stehen. Im selben Zuge wurden die für 90% + der Anwender nicht benötigten Funktionen des List Ribbon aus der unmittelbaren Wahrnehmung der Anwender entfernt, so dass der Gesamteindruck entsprechend aufgeräumter wirkt.

SharePoint 2016 Es gibt jedoch auch Stellen, an denen etwas zu viel aufgeräumt wurde. Während die Funktion „Alert me“ auf Listenebene noch gefunden werden kann, sind Funktionen wie das Öffnen mit Windows Explorer und das Übertragen der Daten nach Excel schlicht nicht mehr auffindbar und dürften so manchen Anwender zur Verzweiflung bringen. Hier ist zu hoffen, dass diese Funktionen im neuen Look & Feel noch nachgereicht werden.

Um die Problemfelder zu entschärfen, bietet SharePoint 2016 aktuell noch die Möglichkeit für jede Liste explizit festzulegen, ob das neue oder alte UI angezeigt werden soll. Zusätzlich wird bei der Anzeige im neuen UI ein Link eingeblendet, um auf die klassische Anzeige zu wechseln. Das Thema Erstellen eigener Views im neuen UI ist zwar umgesetzt, macht aber noch einen unvollständigen Eindruck. Vorhandene Views können über eine Aktionsfläche aufgerufen werden. Es besteht die Möglichkeit, die Darstellung der Ansichten zwischen „Visitenkarten“ und klassischer Tabellenstruktur umzuschalten – die Thematik „Style“ wurde auf zwei Ausprägungen reduziert und somit auf die Endanwenderebene verlagert. Unter der Rubrik „Manage views“ können Sie die „Library Properties“ aufrufen. Über diesen irritierenden Umweg lässt sich eine View editieren.

SharePoint 2016 Die neuen Views sind um manchen alten Ballast befreit, so fehlen die Einstellungen „Tabular View“ und „Mobile“. Leider wurden aber auch sinnvolle, wenn auch seit mehreren Versionen stiefmütterlich behandelte Einstellungen, wie „Group By“ und „Style“ ersatzlos gestrichen.

SharePoint 2016

Leider steht das neue Look & Feel aktuell in der Online Version nur für den „Standard“ Viewtype zur Verfügung. Bei den übrigen Viewtypen dominiert die alte Benutzeroberfläche. So wird z.B. die Kalender Ansicht mit Ribbons angezeigt.

Insgesamt zeichnet sich mit dem neuen Look & Feel eine verbesserte Usability ab. Es ist zu hoffen, dass die Funktionslücken noch geschlossen werden und angedachte Konzepte konsequent ausgearbeitet werden. Beispiele für solche Konzepte sind beispielsweise ein Verlagern der Styles zum Endanwender, oder auch das Steuern der Spalten in einem eigenen Dialog. Dabei reicht es nicht, wenn man gleichzeitig nur nach einer Spalte sortieren kann, wie aktuell in der SharePoint OneDrive Bibliothek angeboten. Die Forderung und Erwartung muss lauten, dass man je Feld Sortierung und Filterung steuern kann.

Die User Experience wurde für den normalen Anwender zudem noch im Themenfeld vieler und großer Dokumente durch Verschiebung der Limits verbessert. Bisher waren in SharePoint 2013 die Ansichten nicht grundsätzlich in Indizes dargestellt. Dies führte bei Views mit mehr als 5000 Elementen zu erheblichen technischen Problemen. SharePoint 2016 setzt demgegenüber voll auf View Indizes – eventuell könnte man mutmaßen, Microsoft möchte so seine Server im Cloud Service schonen. Für den Anwender ist entscheidend, dass dieses Limit ihn nicht mehr zu interessieren braucht.

SharePoint 2016 Aufgrund der Erweiterung und Veränderung der Rolle von View Indizes sind auch zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten bei den Listen dazugekommen.

Positiv zu erwähnen: Die maximale Größenbeschränkung von 2 GB für eine Datei sind in SharePoint 2016 gefallen. Welche praktische Relevanz dies bei relativ geringen Datendurchsatzraten in den meisten Firmennetzen tatsächlich hat, sei dahingestellt. Grundsätzlich ist es möglich, jetzt auch Dateien mit 10 GB und theoretisch sogar mehr hochzuladen. Allerdings erscheinen Werte größer 10 GB aufgrund von Timeout-Problemen und ähnlichem nicht realistisch.

 

Neu dabei: Das SharePoint Framework

SharePoint 2016

SharePoint 2016 Das SharePoint Framework ergänzt die bisher Server-zentrierten Frameworks um eine Client-seitige Perspektive. Dieser neue Ansatz erweitert somit die in SharePoint 2013 durch das Client Side Object Model (CSOM) und die REST Services bereitgestellten Möglichkeiten, Client- bzw. Browser-seitig mit SharePoint zu interagieren.

Ziel ist es, mit Javascript und leistungsfähigen darauf aufsetzenden Lösungen, wie z.B. AngularJS, die Möglichkeit zu schaffen, Client side erstellte Web Parts und Frontends zu nutzen.

Eine weitere wichtige Erweiterung und Verbesserung, um mit der Office 365 Welt zu interagrieren, stellt der Microsoft Graph dar: „One endpoint to rule them all ”. Mithilfe dieser neuen API ist es einfacher, beliebige Daten aus verschiedenen Diensten von Office 365 zu bekommen.

SharePoint 2016

 

SharePoint Online Apps – Teamarbeit über Firmengrenzen hinweg

SharePoint Online Apps mit neuen Funktionen

Microsoft hat parallel zu SharePoint 2016 ein Feuerwerk an komplementären Technologien und Tools vorangetrieben und für die Nutzung in Verbindung mit SharePoint weiterentwickelt. Hier sind insbesondere folgende SharePoint Online Apps zu nennen: Office 365 Groups, MS Planner, Gigjam, PowerApp, Flow, Sway, OneNote, OneDrive, SharePoint Mailbox aber auch Services wie Translator, Delve und Video Portal.

Insgesamt versprechen diese Tools eine erhebliche Stärkung des SharePoint bzw. Office 365 Ökosystems. Dies gilt umso mehr, als dass einige der Tools durch vorbereitete Konnektoren eine hohe Reichweite haben. Sie schaffen die Möglichkeit, SharePoint mit anderen Services wie z.B. Salesforce und Twitter oder auch mit traditionellen On Premise Lösungen zu verbinden.
Viele dieser Tools sind aktuell Previews. Die Anzahl der Konnektoren und teilweise auch der Funktionen wird noch zunehmen. Die Erweiterungen stellen zweifellos Usability-Meilensteine dar bei Themen wie:

    • Ad-hoc Collaboration
    • Zusammenarbeit über Firmengrenzen hinweg
    • SharePoint/Office 365 Integration
    • Applikationsverzahnung
    • No-Code-Solution & PowerUser Lösungen

Die neuen Ansätze ermöglichen es, dass Mitarbeiter in Fachabteilungen mit sehr geringem Aufwand erhebliche Produktivitätsgewinne erzielen können. Sei es durch einfache Teilautomatisierungen, schnelles Erstellen von vorstrukturierten Team- und Projekträumen oder durch verbesserte dynamische Portal-, Sprach- und Assistenzservices. Die Ansätze machen Lust auf mehr. Ich vermute, dass mit SharePoint 2016 bzw. Office 365 ein erheblicher Impuls auf kollaborative Techniken bzw. auf die Art ausgeübt wird, wie Unternehmen zukünftig im Office Umfeld arbeiten werden.

Die wichtigsten SharePoint Online Apps kurz vorgestellt:

1. Office 365 Group

Bei Office 365 Group handelt es sich im Grunde um eine Erneuerung und Erweiterung rund um das Thema Gruppe oder Team. Aufgabe dieser Applikation ist, einen Teamspace mit allen typischen Kernfunktionen im Handumdrehen anzulegen. Mitglieder sollen spielend einfach hinzugefügt und Teamarbeit schnell begonnen werden. Der Ansatz ist in die vorhandene klassische Mail-Infrastruktur direkt integriert.

SharePoint Online App

Mit Office 365 Group ist es möglich:

    • E-Mails direkt einem Team zuzusenden oder aus der eigenen Mailbox in den Teamkontext zu überführen. So steht die Korrespondenz des Teams jedem Teammitglied zur Verfügung. Dies ermöglicht es, den Personen die neu dazu gekommen sind, sich einfach einzuarbeiten und auf den aktuellen Stand zu bringen.
    • Einen Teamkalender zu nutzen.
    • Mit Hilfe der integrierten SharePoint Dokumenten Bibliothek (aktuell noch nur OneDrive) Anhänge abzulegen und Dokumente mit Versionierung usw. als Team zu bearbeiten.
    • Notizen und ähnliches in einem gemeinsamen OneNote (Notizbuch) abzulegen.
    • Die Verbindung zu teamrelevanten Diensten. Dadurch können Mitglieder im Teamkontext z.B. auf bestimmte Geschäftsereignisse hingewiesen werden.
SharePoint Online App

Office 365 Group ist letztlich auch ein Beispiel dafür, wie zukünftig aus dem Bündeln und Orchestrieren einzelner Services ein effizientes Paket bereitgestellt werden kann, das die jeweiligen Office Aktivitäten unterstützt.

2. SharePoint Mailbox

SharePoint Mailbox stellt im Grunde eine Teilfunktion von Office 365 Group dar. Mit Hilfe dieser SharePoint Online App ist es möglich, einen SharePoint Raum um einen Exchange basierten Mail-In zu erweitern.

SharePoint Online App

3. MS Planner

Während bei Office 365 Group das Team im Zentrum steht, fokussiert der MS Planner das leichtgewichtige Projekt. Bei MS Planner geht es nicht darum, MS Projekt oder gar dem Projektserver Konkurrenz zu machen. Es geht vielmehr darum, einfache kleine Projekte durch eine ad-hoc bereitgestellte Umgebung im Team schnell und einfach abarbeiten zu können. MS Planner stellt eine Weiterentwicklung eines SharePoint Project Spaces dar. Im Ergebnis erhält man eine Task-zentrierte kleine Webapplikation, die frontendseitig in Office 365 integriert ist. Auch bei dieser Applikation handelt es sich um einen Preview. Eine weitere Integration in SharePoint und Outlook/Exchange z.B. mit Office 365 Group, lässt sich jetzt schon erkennen und wird wohl in absehbarer Zeit vertieft.

4. Sway/OneNote

Hinter Sway und OneNote verbergen sich zwei voneinander unabhängige neue Ansätze, die sich mit der Weiterentwicklung des Verhaltens von Richtext Bereichen beschäftigen.

Der Fokus von Sway richtet sich dabei auf WYSIWYW also auf „What You See Is What You Want“ und löst damit das Konzept WYSIWYG „What You Is What You Get“ ab bzw. ergänzt diesen situativ. Der Mehrwert des neuen Ansatzes von Sway können Sie insbesondere beim responsiven Design sehen. Durch die Vielzahl der verschiedenen Auflösungs- und auch Devicegrößen hat sich das digitale Computerprogramm-Layout von einem fixen physischen Format entkoppelt. Inhalte sollten auf einem Handy anders dargestellt werden als auf einem kleinen Tablet und dort wiederum anders als auf einem Notebook. Sway ist einerseits beeinflusst von PowerPoint als Präsentationsoberfläche, andererseits aber stärker von der Folien-Logik entfernt und näher dran an der Funktion von „Inhalts“ Webseiten.

Parallel dazu entwickelt sich auch die neue „Page“ von SharePoint, d.h. sie scheint sich zunehmend Sway anzunähern. Zentrale Ziele dabei sind ein responsives Design und eine bessere Integration von „lebendigen“ Inhalten in eine adäquate Darstellung. Die Ähnlichkeit ist z.B. jetzt bereits beim Blog Template von SharePoint 2016 offensichtlich.
OneNote ist als replizierendes Notizbuch ein Konkurrenzprodukt zu z.B. Evernote. In den letzten Jahren wurde an der Browser- und SharePoint-Integration intensiv gearbeitet. Wie Sie in der Roadmap sehen können, steht die Anreicherung aktiver Inhalte in Sway und OneNote ebenso auf der Agenda wie die Interaktion zwischen Sway und OneNote.

SharePoint Online App
SharePoint Online App

5. Translator

Der Microsoft Translator kann als Service einfach aufgerufen und mit SharePoint Daten verzahnt werden. Die Daten werden dann automatisch in eine andere Sprache übersetzt und können auf Wunsch auch vorgelesen werden. Der Service existiert schon länger, aktuell wird aber die Benutzung aus Office 365 heraus massiv vereinfacht.

Fazit

Microsoft setzt auf SharePoint und Office 365 (Cloud) als ihre zentrale Collaboration Lösung und hat massive Mittel in die Weiterentwicklung dieser Lösung gesteckt. Dies betrifft neben Änderungen an der Oberfläche auch die Unterstützung durch ein dediziertes Framework sowie zusätzliche Funktionalitäten für Poweruser. Es erscheint wahrscheinlich, dass SharePoint 2016 damit seinen Siegeszug in Unternehmen fortschreiben wird.

Microsoft führt seine verschiedenen serverbasierten Office Dienste wie Mail, SharePoint und Unified Communication zu einer integrierten Servicelandschaft zusammen. Diese werden durch einen Ring hochwertiger und ergänzender Services zusätzlich aufgewertet. Darüber hinaus ermöglicht Microsoft Vorlagen und Lösungen einfach zu erstellen und mit Dritten zu teilen. Und das sowohl auf der Ebene der PowerUser, der professionellen Entwickler und nicht zuletzt über ein Shopsystem auch mit Anbietern dieses Ökosystems. Das Produkt ist ohne Frage auf die Themen Shared Economy, Cloud, Mobile und No-Code-Solution ausgerichtet.

Kostenloses eBook: Neu in SharePoint 2016

LesetippErfahren Sie mehr über die zentralen Neuerungen von SharePoint 2016 in unserem aktuellen eBook: Alles über Cloud, Mobile und Online Apps!

geschrieben von: Martin Rosenberg

Martin Rosenberg

Martin Rosenberg ist IT-Architekt, Collaboration Strategist und Senior SharePoint Consultant. Sein Schwerpunkt liegt auf der Einführung von kollaborativen Technologien im Enterprise-Umfeld unter Berücksichtigung von Sicherheitsaspekten. Im Fokus steht dabei die Koexistenz sowie der Wandel hin zu neuen Plattformen. Martin Rosenberg verfügt über langjährige Erfahrung mit IBM Notes/Domino und Microsoft SharePoint.

Abonnieren Sie den GBS Newsletter und erhalten Sie neue Artikel sofort in Ihre Mailbox!

Posted in:

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.