Tschüs Zeitfresser: So gelingen effiziente Besprechungen

Eine Frage des Managements

Meetings: Wer will schon Zeit und Geld verschleudern?

s ist Alltag in vielen deutschen Büros: Ein Meeting jagt das andere, zwischendurch natürlich noch die Vorbereitung auf die nächste Besprechung. Und immer auch die Frage, ob wirklich alle Aufgaben aus dem Meeting der letzten Woche erledigt sind, bevor man zum nächsten Jour Fix hastet. Und damit sind effiziente Besprechungen Fehlanzeige.

Es mangelt an Struktur für effiziente Besprechungen

Gut geplant - schon gewonnen! Überflüssig, unproduktiv, wenig Problemlösendes, Zeitfresser. Das Urteil deutscher Manager über die Effizienz von Meetings fällt alles andere als positiv aus. Dabei verbringen, laut einer Barco-Studie zur Leistungsfähigkeit von Besprechungen, 75 Prozent von ihnen mindestens ein Viertel ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Bei einem idealen Achtstundentag immerhin zwei Arbeitsstunden, in denen die Produktivität unnötig leidet. Der häufigste Grund der Ineffizienz: Es mangelt an Struktur und Einheitlichkeit. So wird das regelmäßige Abteilungsmeeting mehr oder minder spontan per E-Mail vor- und nachbereitet, die Arbeitsgruppe organisiert sich per Microsoft-Excel-Datei im Intranet und der extra zum strategischen Projekt hinzugezogene Projektleiter verlangt obendrein eine penible Protokollierung aller Sitzungen.

Vorbereitung ist alles

Bereits die Planung von Besprechungen folgt individuellen Mustern und unterscheidet sich deshalb von Organisator zu Organisator. Mitarbeiter, die an vielen Meetings teilnehmen, müssen sich deshalb immer wieder auf unterschiedliche Abläufe, Regularien und Werkzeuge einstellen. Oftmals wissen Teilnehmer nicht einmal, worum es beim nächsten Meeting geht, weil der aktuelle Planungsstand der Agenda nicht einsehbar ist. Ohne feste Tagesordnung und Besprechungsziele werden stattdessen eigene Themen in das Meeting eingebracht, die häufig auf loser Kommunikation beruhen.

Unstrukturierte Durchführung

GBS MeetingManager sorgt für effiziente Besprechungen Die Effizienz von Meetings leidet an unsauberer Protokollierung. Im Meeting aufkommende Aufgaben werden nur mündlich verteilt und ggf. noch im Protokoll erwähnt. Weder werden die Bearbeiter anschließend elektronisch bei der Erledigung unterstützt und an Fristen erinnert, noch lässt sich der Bearbeitungsstand von anderen Beteiligten ablesen.

Fehlende Aufbereitung

Ein nachträglicher Zugriff auf Informationen wie beispielsweise die Beteiligten, Themen und Protokolle vergangener Meetings ist oft nur über das E-Mail-Postfach und daraus an beliebigen Stellen abgelegten Dateien möglich. Protokolle – übrigens auch Einladungen – werden verschickt, bevor ein Verantwortlicher diese abgesegnet hat. Er weiß aber am besten, welche Tagesordnungspunkte erledigt wurden, was ins nächste Meeting muss und ist dafür verantwortlich, dass jeder seine Aufgaben erledigt.

Professionelles Meeting Management ist nicht schwer

GBS MeetingManager Inzwischen gibt es glücklicherweise eine ganze Auswahl an Tools, die den gesamten Prozess von Planung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings durchgehend unterstützen und sie somit wesentlich produktiver gestalten. Dazu gehört beispielsweise auch unser GBS Meeting Manager, der auf Basis des multiplattform-fähigen GBS AppDesigner entwickelt wurde. Ohnehin sollten Meeting Tools idealerweise, wie auch bei uns, browserbasiert sein. Damit ermöglichen sie nicht nur Zugriff zu jeder Zeit und von jedem Ort aus, sondern binden problemlos auch externe Meeting-Teilnehmer ein.

Transparente Planungsphase

Die Mechanismen dieser Tools setzen bereits bewusst an der gemeinschaftlichen Meeting-Vorbereitung an, insbesondere zur Mitwirkung mehrerer Beteiligter bei der Themensammlung und Agenda-Zusammenstellung. An zentraler Stelle werden Themen erfasst und gesammelt und ermöglichen so einen raschen Überblick über bereits erledigte oder überfällige Aufgaben. Die aus der Planung resultierende Agenda kann automatisch an alle Teilnehmer per E-Mail versendet werden. Für spontan angesetzte Meetings, für die kaum Vorbereitungszeit bleibt, greifen Meeting Tools sinnvoll mit deutlich vereinfachten Abläufen ein. Diese Eigenschaft ist übrigens auch sehr gut geeignet für Meetings, bei denen Planung und Protokollierung nicht im Team, sondern von einer Person durchgeführt werden.

Klar definierte Abläufe

GBS MeetingManager Während der Besprechung ermöglichen Meeting Management Werkzeuge die dynamische Zuweisung von Aufgaben, die um Fälligkeitstermine und sinnvolle Eskalationsmechanismen bei verzögerter Bearbeitung komplettiert werden. Damit ist auch endgültig Schluss mit unsauberer Protokollierung. Strukturierte Protokollierungsprozesse ermöglichen selbst im Nachgang noch Zugriff auf die Informationen, Diskussionen und Entscheidungen rund um ein Thema.

Gründliche Nachverfolgung

Meeting-Management-Werkzeuge zeichnen sich durch Zugriffsmechanismen aus, die alle Dokumente nur den jeweils Berechtigten zugänglich machen. Dabei verhindern sie nachträgliche Änderungen einmal beschlossener Sitzungsprotokolle. Und weil nicht immer auch alle Agendapunkte abgehandelt werden (können), unterstützen die intelligenten Tools mit vordefinierten und nachvollziehbaren Prozessen, um ein Thema nachzubearbeiten und später zur Wiedervorlage einzureichen. So fällt auch wirklich kein Thema unter den Tisch.

Fazit

Die Einführung professioneller Meeting Tools fördert die effiziente Zusammenarbeit, die Vereinheitlichung von Abläufen und die Steigerung der Transparenz im Unternehmen. Zusätzlich profitieren die Anwender von der Automatisierung von Aufgaben wie der Verteilung von Einladungen und Protokollen per E-Mail.

Sind Sie genervt von Ihren Meetings, weil sie Ihnen zäh, lahm und ewig lang vorkommen? Welche Meeting Management Tools nutzen Sie? Ich freue mich über Ihre Kommentare und weitere Anregungen.

geschrieben von: Bernd Hesse

Bernd Hesse

Bernd Hesse ist bei GBS PAVONE als Senior Product Manager verantwortlich für die Collaboration-Lösungen. In dieser Funktion betreut er unter anderem Produkte aus den Themengebieten Workflowmanagement sowie Erstellung, Modernisierung und Retirement von Geschäftsanwendungen. Aus seiner Zeit als Senior Consultant bei GBS verfügt er auch über umfassende Projekterfahrungen in den genannten Gebieten.

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