CeBIT-Rückblick: Effiziente Steuerung von Geschäftsprozessen im Fokus

GBS Lösungen treffen ins Schwarze

Das Papier muss weg

Die CeBIT 2016 stand ganz und gar im Zeichen der Digitalisierung. Passend zum Messeschwerpunkt präsentierten wir unseren GBS AppDesigner, eine plattformunabhängige, cloud- und mobile-fähige Lösung, mit der sich flexible Workflows On-Premise oder aus Microsoft Azure erstellen und anschließend auch nahtlos in den Collaboration-Plattformen Microsoft SharePoint und IBM Connections nutzen lassen.

Den Unternehmen, die früher bereits Geschäftsanwendungen auf Basis von IBM Notes/Domino umgesetzt haben, konnten wir neben dem AppDesigner als Modernisierungswerkzeug auch den GBS Retirement Manager zur Archivierung im PDF-Format vorstellen. Außerdem dabei: Unser GBS TeamRoom Manager, ein Tool für ganzheitliches SharePoint Site-Management.

...beriet von morgens bis abends In Zeiten, in denen die effiziente Steuerung von Geschäftsprozessen und -anwendungen immer mehr an Bedeutung gewinnt, haben wir mit unseren Lösungen genau ins Schwarze getroffen. Unser Messestand, wie jedes Jahr in Halle 2 unmittelbar neben dem der IBM, war erfreulich gut besucht, das Publikumsspektrum reichte dabei von IT-Spezialisten über Fachanwender bis zu Entscheidern und Geschäftsführern. Da wir bereits im Vorfeld der CeBIT viele Termine mit Partnern und Interessenten vereinbart hatten, drehten sich die meisten Gespräche von Anfang an um gezielte Projekte. Und schnell wurden mir dabei ganz konkrete Anforderungen meiner Gesprächspartner deutlich: Wie können vor allem veraltete Papierprozesse abgelöst und digital umgesetzt werden?

Fachabteilungen als treibende Kraft der Digitalisierung

Treibende Kraft sind hierbei offenbar die Fachabteilungen, beispielsweise wurde mehrfach über die Digitalisierung der Prozesse rund um Personaleinstellungen gesprochen. Ein anderer Messebesucher erkundigte sich nach den Möglichkeiten, das interne Reklamationsprozedere der Filialen seines Unternehmens zu vereinfachen. Jede Warenreklamation soll schnell erfasst und danach mit entsprechenden Informationen in den internen Geschäftsprozess eingespeist werden können. Auch hier wurde mir schnell klar: Der Kunde will weg von zeitfressenden Telefonaten und unübersichtlicher Zettelwirtschaft.

GBS AppDesigner: Das papierlose Büro rückt näher

Manuelle Abläufe werden digitalisiert und Papierflut eingedämmt Wer Papier aus dem Büro verbannen möchte, muss umdenken und auf agile Verfahren und digital organisierte Workflows setzen. Entscheidend ist dabei die Integration der Informationen und Prozesse in die vorhandenen digitalen Arbeitsumgebungen. Mit dem GBS AppDesigner besteht die Möglichkeit, Abläufe effizienter zu gestalten, manuelle Vorgänge zu digitalisieren und die Papierflut einzudämmen.

Urlaubsanträge, Personalbeurteilung, Rechnungsfreigabe und Beschaffungsanträge sind nur einige Einsatzbeispiele des GBS AppDesigner. Intuitive Designwerkzeuge ermöglichen es, in wenigen, einfachen Schritten individuelle Geschäftsanwendungen zu erstellen und sie anschließend direkt im Browser, auf Mobilgeräten oder in Collaboration-Plattformen wie Microsoft SharePoint zu nutzen. Damit werden bisher papiergetriebene Prozesse digital – und zwar ohne ausufernden Entwicklungsaufwand!

Veraltete Geschäftsanwendungen zukunftsfähig machen? Natürlich!

Unsere Workflow-Experten im Beratungsgespräch In Gesprächen mit Unternehmen, die in der Vergangenheit Anwendungen auf Basis von IBM Notes/Domino umgesetzt haben, kam häufig die Frage auf, wie diese in die Zukunft überführt werden können. Das Problem etlicher Interessenten: Der Einsatz vieler Anwendungen im Webbrowser und auf Mobilgeräten ist bislang nicht möglich. Und das in Zeiten, in denen mobile Endgeräte aus dem Geschäftsalltag kaum mehr wegzudenken sind! Aber auch das ist kein Problem und meine Kollegen und ich konnten beruhigen: GBS AppDesigner modernisiert vorhandene Anwendungen, indem sie um eine moderne Browser-Benutzeroberfläche erweitert werden. Im Handumdrehen können Anwendungen anschließend auch auf mobilen Endgeräten verwendet werden.

Darüber hinaus konnten wir in vielen Gesprächen feststellen, dass ein großer Anteil der vorhandenen Anwendungen schon seit langer Zeit nicht mehr verwendet wird. Wir konnten unsere Gesprächspartner davon überzeugen, wie einfach sich mit dem GBS Retirement Manager Notes-Datenbanken in Rente schicken lassen, indem alle Inhalte im PDF-Format archiviert werden. Durch das anschließende Löschen der Datenbanken lassen sich Hardware- und Lizenzenkosten spielend leicht einsparen.

Gesucht: Schablonen für kollaboratives Arbeiten in SharePoint

Beherrscht komplettes Lifecycle- und Vorlagenmanagement Mit dem GBS TeamRoom Manager stand eine weitere GBS-Lösung in diesem Jahr im Fokus. Dieser vereinfacht die Erstellung, Verwaltung und Synchronisierung von SharePoint TeamSites und beherrscht das komplette Lifecycle- und Vorlagenmanagement. Mit dem GBS TeamRoom Manager lassen sich Vorlagen komfortabel erstellen und überarbeiten und ein strukturierter Prozess für die Beantragung, Bereitstellung und Aktualisierung von TeamSites etablieren. Das Ganze natürlich komplett automatisiert, Workflow-gestützt und verfügbar für SharePoint und Office 365. In diesem Zusammenhang blieb mir ein Gespräch besonders in Erinnerung: Ein IT-Administrator, dessen Unternehmen für jedes Projekt und jede Abteilung eine eigene Site betreibt und der vom inhaltlichen und optischen Wildwuchs berichtete, war völlig verblüfft, wie unproblematisch die Erstellung und Pflege von hunderten Teamsites sein kann, und begann sofort damit, die zukünftige Zeitersparnis für sich und seine Kollegen zu errechnen.

Erst der Fachanwender, dann die IT-Abteilung

Ein wiederkehrendes Element dieser CeBIT waren konstruktive Zweitgespräche. Es kam mehrfach vor, dass uns zunächst Vertreter von Fachabteilungen besuchten, die ja am besten wissen, welche Geschäftsanwendungen sie benötigen. Nachdem unsere Produkte augenscheinlich einen guten Eindruck hinterlassen haben, wurden dann im Laufe der CeBIT-Woche auch noch ihre Kollegen aus der IT-Abteilung für tiefergreifende technische Diskussionen zu unserem Stand geschickt. Es kam aber auch vor, dass ich zunächst mit IT-Spezialisten sprach und im Anschluss auch noch der jeweilige IT-Leiter unsere Produkte kennenlernen wollte.

Digital vom Kleinbetrieb bis zum Konzern

CeBIT 2016 Schließlich war es die hohe Branchendurchmischung der Interessenten, die mir einmal mehr auf der CeBIT 2016 vor Augen führte, dass die digitale Transformation wirklich alle Bereiche erfasst hat. Vom Industrieunternehmen über Behörden bis hin zu Bildungseinrichtungen war alles vertreten. Meine Kollegen und ich berieten Vertreter sowohl von kleinen und mittelständischen Unternehmen, als auch von Weltkonzernen mit über 100.000 Usern.

Ich bedanke mich für das rege Interesse, die spannenden Gespräche und eine rundherum gelungene Woche in Hannover! Ich freue mich schon auf das nächste Jahr und die CeBIT 2017.

Papierloses Büro: Abschied von einem Traum?

LesetippIn diesem Artikel analysiert Bernd Hesse den Büroalltag ohne Papier. Die digitale Transformation schreitet voran und bietet neue Wege, den Papier- und Aktenbergen zu entkommen.

geschrieben von: Bernd Hesse

Bernd Hesse

Bernd Hesse ist bei GBS PAVONE als Senior Product Manager verantwortlich für die Collaboration-Lösungen. In dieser Funktion betreut er unter anderem Produkte aus den Themengebieten Workflowmanagement sowie Erstellung, Modernisierung und Retirement von Geschäftsanwendungen. Aus seiner Zeit als Senior Consultant bei GBS verfügt er auch über umfassende Projekterfahrungen in den genannten Gebieten.

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