Office 365 im Trend

Low-code Workflows umsetzen mit Office 365

Office 365 erfreut sich weiterhin steigender Beliebtheit. Im Oktober 2018 gab Microsoft in einem Bericht bekannt, dass die Nutzerzahlen im kommerziellen Bereich auf 155 Millionen Nutzer angestiegen sind. Gegenüber Oktober 2017 bedeutet dies einen Anstieg um 35 Millionen Benutzer in nur einem Jahr. In einer Studie vom Herbst letzten Jahres wurde im deutschsprachigen Raum ermittelt, dass mittlerweile 48 Prozent der befragten Teilnehmer Office 365 nutzen, während 46 Prozent ausschließlich den SharePoint Server als On-Premise-Variante nutzen und 25 Prozent beide Varianten nutzen.

Microsoft PowerApps und Microsoft Flow

Workflows in Office 365 In Office 365 stehen mit Microsoft Flow und Microsoft PowerApps zwei Werkzeuge zur Umsetzung von Geschäftsprozessen zur Verfügung. Microsoft Flow ist geeignet für kleinere, wiederkehrende Routineaufgaben, für die der Anwender selbstständig Workflows erstellen kann. Es richtet sich vornehmlich an Anwender ohne Programmierkenntnisse, aber mit etwas technischen Hintergrundwissen. Mit Flow können insbesondere Workflows erstellt werden, die verschiedene Services verbinden können. Zum Beispiel kann ein Workflow erstellt werden, der die Dateianhänge aus E-Mails in einem Ordner in OneDrive oder in eine Dropbox ablegt. Dazu stehen vorgefertigte Konnektoren zur Verfügung. Zu den Workflows können weitere Mitarbeiter eingeladen werden oder es wird von Anfang an ein teamübergreifender Workflow erstellt. Damit die Erstellung solcher Workflows einfach durchgeführt werden kann, stehen Vorlagen zur Verfügung, die mit geringen Änderungen an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können.

Im Gegensatz zu Microsoft Flow können mit Microsoft PowerApps komplette Apps erstellt werden, welche anschließend auf einem mobilen Endgerät oder per Webbrowser genutzt werden können. Mit PowerApps können Mitarbeitern ohne Programmierkenntnisse eigene Apps für die Bewältigung kleinerer Aufgaben erstellen. Dafür steht ein visuelles Werkzeug zur Verfügung mit dem die Bildschirme (Formulare, Dialoge, Aktionen) erstellt werden können. Ähnlich wie bei Flow stehen auch bei PowerApps diverse Vorlagen bereit, die als Grundlage für die eigene App genutzt werden können. Das zuvor beschriebene Beispiel mit Flow könnte mit PowerApps erweitert werden, so dass in einer App eine Auswertung der abgelegten Dateien in OneDrive oder Dropbox angezeigt wird.

Kombination verringert Kosten

Forrester hat in einer von Microsoft beauftragten Studie ermittelt, dass durch den Einsatz von PowerApps und Flow die Kosten für die Entwicklung und den Betrieb einer Anwendung deutlich verringert werden konnten. Als neue Lösung hat Microsoft nun die Produkte PowerApps, Flow mit Power BI zur Microsoft Power Platform kombiniert. Auf der Power Platform können Prozess-getriebene Lösungen mit einer Automatisierung und umfangreichen visuellen Dashboards unter Office 365 und Dynamics 365 entwickelt werden.

Sowohl den PowerApps als auch Flow ist gemein, dass Mitarbeiter ohne Programmierkenntnisse eigene kleine Lösungen entwickeln können, die ihnen oder ihrem Team bei der Bewältigung von Arbeitsaufgaben helfen. Komplexere Workflows, bei denen mehrere Mitarbeiter und umfangreiche Entscheidungsregeln involviert sind, können damit jedoch nicht umgesetzt werden. Dazu werden andere Workflow-Tools benötigt. Die bereits erwähnte SharePoint-Studie ermittelte, dass 55 Prozent der befragten Unternehmen für die Workflow-Automatisierung zwar Microsoft SharePoint nutzen, jedoch lediglich 11 Prozent mit den Standard-Tools für Workflow-Unterstützung von SharePoint zufrieden sind.

Workflow-Unterstützung in SharePoint Online

Workflows in Office 365
Diese Unzufriedenheit kann die Ursache in dem unzureichenden Funktionsumfang haben, den die Standard-Tools, zu denen der SharePoint Designer gehört, anbieten oder an der langen Einarbeitungszeit, die bei Verwendung der Entwicklungsumgebung Visual Studio anfällt. So stößt der SharePoint Designer bei der Abbildung von produktiv zu nutzenden Workflows schnell an seine Grenzen. Beispielsweise können keine Workflows kopiert werden und die Unterstützung von Schleifen ist eingeschränkt. Zudem wurde der SharePoint Designer in der aktuellen Version 2013 zuletzt nicht mehr weiterentwickelt. Bei einer Neuentwicklung sollte somit überlegt werden, ob es sich noch lohnt in ein älteres, nicht zukunftsweisendes System, Aufwand zu investieren. Die Alternative direkt in Visual Studio Workflows zu implementieren hat den Vorteil, dass damit äußerst leistungsfähige Workflows umgesetzt werden können. Nachteilig wird sich jedoch der hohe Aufwand aus, da für die Implementierung Mitarbeiter mit entsprechenden Programmierkenntnissen notwendig sind. Die Mitarbeiter in den Fachabteilungen verfügen jedoch in der Regel über keine Programmierkenntnisse. Lediglich geringe Kenntnisse in HTML, JavaScript sowie der Excel Makrosprache sind oftmals anzutreffen.

Doch genau die Mitarbeiter in den Fachabteilungen verfügen über das Fachwissen um Geschäftsprozesse elektronisch abbilden zu können. SharePoint stellt „von Haus aus“ bereits ein paar vordefinierte Workflows zur Verfügung:

  • Die Genehmigung von Dokumenten oder Elementen
  • das Sammeln von Feedback
  • zur Signaturerfassung für Dokumente oder Elemente, die signiert werden müssen
  • Workflow mit drei Statuswerten beispielsweise um eine mehrstufige Genehmigung durchzuführen
  • Workflow zur Genehmigung von Inhalten auf Websites

Diese eignen sich für kleinere Workflows, insbesondere um mit der Umsetzung von Workflows die ersten Schritte durchführen zu können. Für etwas komplexere Geschäftsprozesse sind diese Workflows jedoch nicht geeignet.

Werkzeuge für den Fachanwender

Workflows in Office 365 Damit der Fachanwender seine Geschäftsprozesse selbst modellieren kann ist es sinnvoll, ihm einfach zu verstehende Werkzeuge an die Hand zu geben. Für die Workflow-Modellierung hat sich in den letzten Jahren der Defacto-Standard BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation, Version 2.0) etabliert. Die Verwendung von BPMN 2.0 hat ferner den Vorteil, dass damit erstellte Workflows-Definitionen auch von anderen Systemen, die den Standard unterstützen, genutzt werden können. Zudem gibt es eine Vielzahl an Literatur, Videos, Webinaren, Schulungen anhand derer eine einfache Einarbeitung möglich ist.

Des Weiteren ist es notwendig, dass die Geschäftsprozesse um zusätzlichen Programmiercode erweitert werden können, um die Funktionalität an die unternehmensspezifischen Gegebenheiten anzupassen. Dazu bieten die sogenannten Low-code Werkzeuge einfachere Optionen wie eine Code-Verwaltung zum Hinzufügen von Skriptbausteinen oder Plugins, Optionen zur Anpassung der Benutzerschnittstelle und Funktionen zum Datenaustausch mit Drittsystemen an. Insbesondere die Erweiterung um Konnektoren zu Drittsystemen ist für einen produktiven Einsatz wichtig, da für die Durchführung der meisten Geschäftsprozesse Daten aus unterschiedlichen Systemen integriert werden müssen. Aus diesem Grund ist es auch zwingend erforderlich, dass der Datenschutz-Aspekt in den verwendeten Systemen nicht vernachlässigt wird. In den meisten Geschäftsprozessen werden Daten von Mitarbeitern oder von externen Personen verwendet.

GBS Workflow Manager für Office 365

Workflows in Office 365 Die GBS bietet mit dem GBS Workflow Manager für Office 365 ein Werkzeug an, mit dem Workflows auf Basis von BPMN 2.0 entworfen werden können. Diese werden in SharePoint-native Workflows umgewandelt und können direkt in SharePoint ausgeführt werden. Für jede Workflow-Aufgabe kann ein Formular definiert werden, welches es dem Anwender ermöglicht, die Daten pro Workflow-Aufgabe einzugeben. Der GBS Workflow Manager kann sowohl SharePoint On-Premise als auch mit SharePoint Online genutzt werden. Des Weiteren stehen sofort einsetzbare Workflow-Vorlagen zur Verfügung, welche durch die grafischen Werkzeuge, dem Workflow Designer und dem Form Designer einfach angepasst werden können. Zudem werden ein Active Directory, Azure Active Directory oder ein Active Directory Federation Services zur Benutzer-Authentifizierung unterstützt.

Der GBS Workflow Manager für Office 365 kann flexibel gehostet werden. In der Standardversion erfolgt das Hosting in einem Rechenzentrum in der EU. Jedoch dann der sich im Hintergrund befindliche GBS Workflow Manager Server auch auf der Azure-Plattform, in anderen Rechenzentren, wie beispielsweise in Deutschland, oder in der jeweils Unternehmenseigenen Infrastruktur betrieben werden. Lediglich die Daten, die in Office 365 verwaltet werden, sind dann in den Rechenzentren gespeichert auf denen Office 365 gehostet ist. Bei der Einrichtung, Migration oder Einführung von Workflows auf Office 365 unterstützt Sie auch unser Professional Service-Team.

Welche Erfahrungen haben Sie bereits mit Microsoft Flow oder Microsoft Power Apps gemacht bzw. wie erstellen Sie in Ihrem Unternehmen Ihre Workflows selbstständig?

geschrieben von: Dr. Rolf Kremer

Dr. Rolf Kremer

Dr. Rolf Kremer ist VP R&D Europe bei GBS und verantwortet die Bereiche Produktentwicklung, Qualitätssicherung und Technische Dokumentation.

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