Ersticken wir an der E-Mail-Flut?

Beherrschen wir unsere Daten oder die Daten uns?

Erst kürzlich hatte Steve Janata in seinem Blog Beitrag das neue Buzzword Big Data aufgegriffen und die Chancen und Risiken des Datenwachstums näher beleuchtet. Heute möchte ich mich dem Thema aus Sicht der elektronischen Kommunikation nähern.

E-Mail auf dem Vormarsch

Die Datenflut, gerade im Bereich der E-Mail-Kommunikation, hat in den letzten Jahren immer weiter zugenommen. Auch wenn neue Formen der Zusammenarbeit, wie Social Business, verstärkt in Unternehmen drängen, so hat die E-Mail doch nichts an ihrer Popularität eingebüßt. Dazu ist auch ein Blick in den Artikel auf Computerwoche.de interessant, in dem sogar ein weiteres Wachstum der E-Mail-Konten vorausgesagt wird. So erwartet die Radicati Group einen weltweiten Anstieg von derzeit 3,6 Milliarden auf 4,3 Milliarden Konten in 2016.

Dass damit nicht nur die schiere Anzahl an Konten steigt, versteht sich von selbst. Auch der zugrundeliegende E-Mail-Verkehr wird sich vervielfachen. Spätestens jetzt stellt sich die Frage nach der Beherrschbarkeit dieser Informationsflut – technisch, wie organisatorisch. Denn nicht nur die Infrastruktur von morgen muss den wachsenden Datenmengen hinsichtlich Parametern wie Durchsatz und Speicherplatz genügen. Auch der Faktor Mensch muss berücksichtigt werden. Schon heute wird geschätzt, dass durch die E-Mail-Flut und ein unzureichendes E-Mail-Management ein Produktivitätsverlust in Unternehmen von bis zu 40% zu erwarten ist.

Betrachten wir nicht nur die E-Mail, sondern weitere Kommunikationswege wie Chat-Lösungen, dann zeigt sich schnell, dass die elektronische Kommunikation einen Großteil unseres Arbeitsalltags ausmacht. Und auch, wenn sich ein Teil dieser täglichen Kommunikation über Social Business Plattformen umleiten und kanalisieren lässt, so ändert dies nur wenig an der prinzipiellen Herausforderung.

Wege aus der E-Mail-Flut

Elemente eines durchgängigen E-Mail-Prozesses Gefragt sind also sowohl technische Wege als auch organisatorische Maßnahmen. Bezogen auf die E-Mail-Kommunikation spielen beispielsweise Aspekte wie Inhaltsanalyse oder Weiterleitungen eine Rolle. Das heißt, anhand von spezifischen Schlüsselwörtern oder auch Empfänger-Absender-Regeln sind bestimmte Automatismen zu hinterlegen. Dabei geht es nicht nur um das Wegsortieren von Spam-Mails, sondern das (teil-) automatisierte Zuordnen von Inhalten zu Kundenakten oder vorhandenen Collaboration Plattformen. Oder aber auch das Vermeiden des Versands großer Dateianhänge, indem diese aus E-Mails entfernt und in sichere Ablagebereiche verschoben werden. Anwender erhalten dann nur noch einen Verweis auf den Anhang. Das schont zudem die Infrastruktur.

Zusätzlich kann eine Verlagerung der projektbezogenen Kommunikation in ein Wiki, eine Community oder einen Blog ein mögliches Szenario sein. Damit stehen zugleich die Inhalte allen Beteiligten zur Verfügung und müssen nicht über ein endloses E-Mail Ping-Pong untereinander getauscht und weitervermittelt werden.

Auch organisatorische Vorgaben sind denkbar, der Informationsflut einen Riegel vorzuschieben. Dazu gehören oft schon einfache Maßgaben, wie ein klarer Betreff oder eindeutig formulierte Inhalte, die zu weniger Nachfragen führen. Auch sollte man nicht davor zurückschrecken, überflüssige oder nicht an einen direkt adressierte Mails zu löschen. Am Ende muss sich jeder selbst die Frage stellen, ob die gerade versendete E-Mail notwendig war oder der Inhalt nicht hätte in einem Telefonat geklärt werden können.

Fazit

Allen Unkenrufen zum Trotz wird E-Mail auch in den kommenden Jahren das führende Kommunikationsmittel bleiben. Aspekte wie Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit, gerade in der Geschäftswelt, haben der E-Mail zum Durchbruch verholfen und sind auch heute noch entscheidend im täglichen Einsatz.

Es kommt jetzt darauf an, Kommunikationsprozesse aufzusetzen, die mit der wachsenden Datenflut mithalten können und zugleich den Menschen nicht vernachlässigen. Auch das Zusammenspiel mit modernen Collaboration und Social Business Plattformen wird an Bedeutung gewinnen. Hier einen für alle Beteiligten vernünftigen Weg zu finden, ist die nächste große Herausforderung.

Wie bändigen Sie die E-Mail-Flut? Ich freue mich auf Ihre Vorschläge oder auch Fragen.

geschrieben von: Andreas Richter

Andreas Richter

Andreas Richter ist EVP Marketing & Product Management bei GBS und verantwortet die weltweite Marketing- und Produktstrategie. In seiner Arbeit verknüpft er umfassende Marketing-Expertise mit einem breiten Know-how in Bereichen wie IT-Sicherheit, E-Mail-Management, Collaboration, Social Business, Cloud, Compliance und Mobility.

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