E-Mail, Social Collaboration und IT-Sicherheit im Gleichgewicht

E-Mail in Zeiten von Cyberattacken: Warum die lückenlose Absicherung immer wichtiger wird

Von wegen: Die E-Mail ist tot

Die Zukunft der E-Mail war in jüngster Zeit häufig und gern Gegenstand der Diskussion. Immer wieder wurde der “Tod” der E-Mail prophezeit. Die Praxis hat dem bisher aber deutlich widersprochen. E-Mail besitzt in den Unternehmen weiterhin eine hohe Relevanz als Kommunikationsmittel, und die E-Mail-Flut hat zugenommen und wächst noch weiter an. E-Mail ist fast so verbreitet wie Telefonie und – wie Anwenderunternehmen der Experton Group berichten – heutzutage der wichtigste Kommunikationskanal. Laut einer Studie der Radicati Group von 2014 werden täglich weltweit 108,7 Mrd. E-Mails versandt und empfangen – dies sind durchschnittlich 121 pro geschäftlichem Nutzer. E-Mail ist eben einfach zu nutzen. Ein Mausklick ermöglicht schnelle, bequeme Kommunikation mit einem oder mehreren Adressaten – natürlich auch mit den entsprechenden unerfreulichen Auswirkungen, wie beispielsweise überquellenden E-Mail-Postfächern.

Keine Verdrängung von E-Mail durch Social Collaboration

Radicati Group: Email Statistics Report, 2014-2018 Abhilfe versprachen Social-Business-Tools, mit denen jedoch teilweise überzogene Erwartungen verbunden wurden. Zwar zeigt die Marktentwicklung hinsichtlich Social-Collaboration-Lösungen in 2015 in Deutschland ein 35-prozentiges Wachstum. Allerdings erwarten weniger als zehn Prozent der Unternehmen hierzulande, mit Social-Collaboration-Tools E-Mail-Lösungen ganz ablösen zu können. Die Social-Collaboration-Strategie kann die E-Mail-Flut dämpfen, aber nicht vollständig stoppen.

Denn auf einen vollständigen Ersatz von E-Mail sind Social-Collaboration-Tools nicht ausgelegt, da sie aufgrund ihrer unterschiedlichen Eigenschaften nicht vollständig substituierbar sind. So birgt beispielsweise E-Mail eine höhere Verbindlichkeit, dagegen sind Social-Collaboration-Tools effizienter bei der Zusammenarbeit größerer Teams. Aus diesem Grund geht die Entwicklung bei Anwendern und Anbietern dahin, nicht schwarz-weiß zu denken, sondern das jeweils Beste aus beiden Welten zu vereinigen. Für Anwender heißt dies, situativ gerecht die jeweils angebrachte Lösung zu nutzen. Für Anbieterunternehmen bedeutet dies, kombinierte Angebote zu erstellen. So kann Microsoft Exchange – mit Hilfe geeigneter Lösungen – mit Microsoft SharePoint zusammenarbeiten, dessen Funktionen mit der jüngsten Version deutlich in Richtung Social Collaboration ausgebaut wurden. Microsoft hat es mit seiner E-Mail-Lösung verstanden, in den vergangenen Jahren Marktanteile hinzuzugewinnen und eine führende Rolle einzunehmen. Auch auf der Delivery-Plattform der Zukunft, dem Cloud Computing, hat Microsoft im Rahmen seiner Suite Office 365 eine führende Marktposition erreicht.

Klassische und neue Bedrohungen der E-Mail-Sicherheit

Radicati Group: Email Statistics Report, 2014-2018 Für Angreifer werden E-Mail-Plattformen wie Microsoft Exchange und Outlook aufgrund ihrer Verbreitung zunehmend interessante Angriffsziele. So wundert es nicht, dass Lösungsanbieter wie GBS das Medium E-Mail als führendes Einfallstor für Angreifer sehen und ansprechend hier ansetzen. Viren, Malware und Spam sind dabei nur die Spitze des Eisbergs. Immer öfter werden E‑Mails auch auf dem Weg durch das Internet abgefangen, mitgelesen oder manipuliert. Und nicht zuletzt kann die Gefahr aus dem eigenen Unternehmen kommen, wenn Mitarbeiter – versehentlich oder beabsichtigt – vertrauliche Informationen nach außen versenden. Die Absicherung des E-Mail-Verkehrs ist und bleibt also für alle Verantwortlichen eine wichtige Aufgabe, die mit zunehmender quantitativer und qualitativer Herausforderung verbunden ist.

E-Mail-Sicherheit stellt vielfältige Anforderungen

Social Business und E-Mail können sich ergänzen Verschiedene Marktstudien und eine Vielzahl von Beratungsmandaten der Experton Group belegen die täglichen Herausforderungen hinsichtlich E-Mail-Sicherheit angesichts von E-Mail-Flut sowie zunehmender Zahl und Komplexität von Cyber-Angriffen – speziell bei großen und mittelständischen Anwenderunternehmen. Neben den rein technischen Problemen werden auch die organisatorischen und rechtlichen Aspekte als große Herausforderung wahrgenommen. Die Verbesserung von Datenschutz und Datensicherheit stellt zunehmende Anforderungen an Unternehmen in Deutschland. Wie kann auch gerade bei wenig Know-how oder geringen Ressourcen bei einer Vielzahl verteilter Standorte gewährleistet werden, dass alle Arbeitsplätze auf einem einheitlichen, aktuellen Sicherheitsniveau sind? Wie können Angriffe und Fehler von innen vermieden werden?

Besondere Sorge gilt der Wirtschaftlichkeit bei gleichzeitig hohem Sicherheitsstand. Das heißt also, die Anwenderunternehmen erwarten einfache Nutzbarkeit und möglichst keine Beeinträchtigung in der täglichen Arbeit und ihrer Produktivität. Die Balance zwischen Handhabbarkeit und Sicherheit muss gegeben sein. Dies beginnt bereits bei der Beschaffung. Der Bezug der Lösung soll unkompliziert, die Einführung schnell und einfach sein. Mittelstand und Enterprise-Markt legen Wert auf ein umfassendes Angebot aus einer Hand, und wollen bzw. können nicht eine Vielzahl verschiedener Anbieter managen.

Zunehmende komplexe Herausforderungen sehen Anwenderunternehmen in den wachsenden rechtlichen Anforderungen. Dies beginnt bereits mit der E-Mail-Signatur, die bei mangelhaften Angaben Bußgelder und Mahnverfahren nach sich ziehen kann. Bis hin zum neuen IT-Sicherheitsgesetz, das die Betreiber kritischer Infrastrukturen verpflichtet, „erhebliche IT-Sicherheitsvorfälle“ an die Behörden zu melden.

Fazit

Das Beste aus allen Welten schafft Gleichgewicht Der E-Mail-Markt verändert sich. Die steigende E-Mail-Flut, die zunehmend ausgeklügelten Angriffe und die Kopplung mit Cloud Technologien verlangen nach durchdachten Sicherheitsstrategien und umfassenden Lösungen, die sowohl die eingehende als auch ausgehende Kommunikation berücksichtigen. Dabei stehen auch Themen wie die E-Mail-Verschlüsselung im Fokus. Hier kommt es primär auf eine intuitive Bedienung und zentrale Administrierbarkeit an, damit die Hürden für den Einsatz möglichst gering sind. Die dringende Aufgabe für alle Verantwortlichen ist es daher, den Spagat zwischen Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Benutzerfreundlichkeit zu meistern.

geschrieben von: Frank Heuer

Frank Heuer

Frank Heuer ist bei der Experton Group als Senior Advisor tätig. Sein Fokus liegt auf den Themen Kommunikations-/Kollaborationslösungen und –dienste sowie Cloud Computing, insbesondere Communications as a Service. Herr Heuer ist seit 1999 in der ICT-Marktanalyse und -Beratung aktiv, wobei zu seinen Aufgabengebieten insbesondere die Beratung von ICT-Anbietern zum strategischen und operativen Marketing sowie Vertrieb gehört.

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