Verschlafen Unternehmen den digitalen Wandel?

Digitalisierung der Arbeit als Chance

Die Digitalisierung verändert unsere Arbeitswelt enorm: Immer mehr Bereiche unseres Arbeitslebens werden automatisiert. Es wird immer schneller und effektiver. Das ist Vorteil und Herausforderung zugleich – sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer.

Digitalisierung der Arbeit Werfen wir einen Blick auf den Status Quo: Fast die Hälfte der Büroangestellten will einige Aufgaben einfach nicht digital erledigen. Somit wird kaum eine Bürotätigkeit derzeit voll digital ausgeführt – und das, obwohl die Tools dafür bereitstehen! Ein Blick auf die technische Ausstattung unserer Arbeitsplätze zeigt gleichzeitig, dass viele Unternehmen der Realität schlicht und ergreifend hinterherhinken. So ist es kaum verwunderlich, dass kollaboratives Arbeiten in 60 Prozent der Fälle als umständlich und zeitaufwändig empfunden wird.

Das sind einige Ergebnisse der von Host Europe gemeinsam mit dem Forschungsinstitut YouGov durchgeführten Digital-Working-Studie.

Sie greift die Sicht von 1000 Büroangestellten auf den Ist-Zustand ihres Arbeitsplatzes auf und vergleicht ihn mit den Ideen und Visionen von 13 Experten, wie Digitalisierung gelingen kann.

Im heutigen Blogartikel stellen wir Ihnen einige Erkenntnisse dieser neuen, äußerst interessanten Studie vor. Nicht zuletzt auch deshalb, weil wir uns – aufmerksame Leser werden es wissen – immer wieder mit dem Arbeitsplatz der Zukunft in unserem Blog beschäftigen. Übrigens: Die neue Studie stützt die von uns bereits im vergangenen Jahr herausgearbeiteten Trends, die den Arbeitsplatz von morgen prägen: Crowd Sourcing, Vorrang des Arbeitsergebnisses vor der Arbeitszeit, steigender Einsatz mobiler Endgeräte, Generationenkonflikt, Werte- statt Regelorientierung sowie die Integration privater IT-Systeme in den Arbeitsalltag.

Moderner Arbeitsplatz: Sechs Prämissen prägen ihn

1. Flexibilität: Arbeiten von 9 bis 5 hat ausgedient

Der durchschnittliche Büroarbeitsplatz ist antiquiert. Während das Faxgerät, Festnetztelefon und Schreibutensilien hier noch immer den Ton angeben, sind Homeoffice-Arbeitsplätze mit WLAN, Zugang zu Cloud-Speicher, Tablet und Equipment für Videokonferenzen deutlich moderner ausgestattet. Mit solch veralteten Standardausstattung in Unternehmen ist flexibles Arbeiten eben nicht wirklich möglich. Ganz besonders dann, wenn die Lebenskonzepte der jungen Generation mit ihrem Wunsch nach flexiblen Erwerbsmodellen so gar nicht mehr in das feste Arbeitszeitmodell passen: Die Generation der Digital Natives kann sich mit 9-to-5-Bürojobs nicht mehr anfreunden. Arbeitsplatzkonzepte und Arbeitszeitmodelle müssen neu gedacht werden, damit sie den individuellen Lebenskonzepten junger Generationen Rechnung tragen.

2. Digital: Bots und Kognitive Systeme halten Einzug

Kaum eine Bürotätigkeit wird derzeit voll digital ausgeführt – obwohl vielfältige Software und Tools dafür bereitstehen. Die Terminfindung bei großen Gruppen, Suche nach älteren Dateien, E-Mail-Bearbeitung, Meetings und Dokumentenablage gehören dabei zu den mühseligsten Bürotätigkeiten.

Digitalisierung der Arbeit Über 60 Prozent derjenigen, die kollaborativ arbeiten, geben in der Digital-Working-Studie zudem an, dass das gemeinsame Erstellen von Dokumenten im Team unter den jetzigen Bedingungen oft umständlich und zeitaufwändig sei. 55 Prozent beklagen eine hohe Fehlerrate und zwei Drittel sind genervt, dass sie die Änderungen der Kollegen nicht nachvollziehen können. Der Einsatz von Bots und kognitiven Systemen kann die Chance sein, Wissensarbeiter zu unterstützen und durch Automatisierung von Routineprozessen zu entlasten.

3. Motivation: „Digital Convenience“ für alle Mitarbeiter

Laut Digital-Working-Studie gibt die Hälfte der Befragten an, dass sie einige Aufgaben nicht digital erledigen will. Dass auch die Rahmenbedingungen vielfach nicht stimmen, macht es nicht einfacher: Ist für einige die digitale Zusammenarbeit mit Kunden nicht möglich, ist es für andere die mit Kollegen. So oder so: Die Gründe sind zu suchen in fehlenden technischen Möglichkeiten, der (vermeintlichen) Notwendigkeit der Papierform und in gesetzlichen Vorschriften. Für einige stellt auch die IT-Sicherheit ein Hindernisgrund dar, Aufgaben auf digitalen Wegen zu erledigen.

Digitalisierung der Arbeit Priorität für Führungskräfte sollte es deshalb sein, Digitalisierung so voranzutreiben, dass Mitarbeiter gerne digital arbeiten. Mit-Initiator der Studie, Dr. Claus Boyens, Geschäftsführer von Host Europe, nennt das Konzept „Digital Convenience“. Grundlage dafür sei eine klar definierte Digitalisierungsstrategie mit durchdachter Auswahl der eingesetzten Technologien. Nach Ansicht Boyens brauche es klare Regeln, wie die Digitalisierung von Prozessen in Teams zu gestalten sei, aber auch Spielraum, um auf individuelle Präferenzen einzugehen.

Daneben ist auch die Arbeitsplatzgestaltung ein wesentlicher Motivationsfaktor: Eine schnelle Internetverbindung (69%) und eine gute technische Ausstattung des Arbeitsplatzes (66%) ist für die meisten Beschäftigten dabei wichtiger als weiche Faktoren wie der Austausch mit Kollegen (39%) oder persönliche Gegenstände am Arbeitsplatz (30%).

4. IT-Sicherheit: Ein Knackpunkt bei der Digitalisierung

Digitalisierung der Arbeit IT-Sicherheit ist und bleibt der Knackpunkt bei der Digitalisierung: Wie die Digital-Working-Studie offenbart, ergreifen 30 Prozent der Büromitarbeiter keine entsprechenden Maßnahmen am Arbeitsplatz. Dass die Sicherheit von Geräten und Dokumenten im Privaten mehr Beachtung findet, zeigt sich auch daran, dass die Sicherheitsausstattung zuhause mit einem Schutzniveau von 75 Prozent leicht vor den Büroarbeitsplätzen liegt. Vor allem im mobilen Büro wird Sicherheit noch immer vernachlässigt: So gibt aktuell nur eine Minderheit an, riskantes Verhalten zu vermeiden, indem sie den persönlichen Hotspot und die Bluetooth-Verbindung ausschaltet, wenn diese nicht benötigt werden, und das automatische Wiederverbinden mit öffentlichen WLANs deaktiviert.

Wenn aber Mitarbeiter zunehmend mobile Arbeitsplätze einfordern und mobile Geräte zum Einsatz kommen, steigt auch das Risiko für Schatten-IT. Es ist ein schmaler Grat zwischen Mobilität und Sicherheit!

5. Vernetzt: Innovationen und Wissenstransfer mit Coworking und Diversität fördern

Eine große Rolle im Zusammenhang mit der Digitalisierung spielen Collaboration Systeme. Mit dem Einsatz von Technologien und Tools für die vernetzte Zusammenarbeit in Teams können Unternehmen Wissenstransfer, Innovationen und Entscheidungsfreude fördern und beschleunigen. Laut der Digital-Working-Studie haben Startups hier einen deutlichen Vorsprung gegenüber alteingesessenen Branchengrößen, denn sie adaptieren neue Technologien schneller und agieren flexibler. Insbesondere Banken und Versicherungen hinken beim Grad der vernetzten Zusammenarbeit noch hinterher. Partnerschaften, so genanntes Corporate Coworking, der Alteingesessenen mit Startups können für erstere die Chance sein, schneller auf digitale Veränderungen zu reagieren. Und auch Diversität vernetzt Ideen: Altersgemischte Teams sind ein Ansatz, mit dem Unternehmen Erfolge bei der Digitalisierung der Arbeitswelt erzielen können.

6. Selbstbestimmt: Digitalisierung als Chance, nicht als Bedrohung begreifen

Die Digitalisierung der Arbeit macht vor keiner Branche halt, sie verändert ganze Geschäftsmodelle: Angebote werden angepasst, neue Produkte und Dienstleistungen auf den Markt gebracht. Gleichzeitig stellt diese Digitalisierung auch neue Anforderungen an die Unternehmensführung und fordert mehr Eigenverantwortung von jedem Mitarbeiter. Denn wer flexibel und selbstbestimmter arbeitet, muss die Balance zwischen Arbeit und Freizeit auch selbst finden.

Digitalisierung der Arbeit bedeutet auch, dass Maschinen und Software mittlerweile so weit entwickelt sind, dass sie durchaus komplexe Arbeiten übernehmen können. Wir alle sollten Automatisierung jedoch als Chance, nicht als Bedrohung begreifen. Fakt ist, dass sich mit ziemlich hoher Sicherheit Berufsbilder in den nächsten Jahrzehnten ändern, einige Berufe werden wohl wegfallen, dafür aber ganz neue, anspruchsvolle Arbeitsplätze entstehen. Das gilt beispielsweise für Bereiche wie Robotik, künstliche Intelligenz und Data Science. Die Herausforderung besteht darin, einen Weg zu finden, wie Arbeitsteilung zwischen Mensch und Maschinen aussehen kann, so dass viele Menschen davon profitieren.

Fazit: Deutschland hat Nachholbedarf an Digitalisierung der Arbeit

Es kommt noch ein hartes Stück Arbeit auf Unternehmen wie Beschäftigte zu. Zwar sprechen alle von Digitalisierung, doch ist vielerorts noch Luft nach oben. Die Digital-Working-Studie zeigt ganz deutlich, dass fast die Hälfte der Büroangestellten einige Aufgaben schlichtweg nicht digital erledigen möchte. Die fehlende Motivation ist im Übrigen keine Frage des Alters: Die Zustimmung zu dieser Aussage liegt in allen Altersgruppen zwischen 43 und 49 Prozent nah beieinander. Die Gruppe der 18- bis 24-Jährigen hat hier sogar die höchste Quote! Begründet werden Bedenken zum größten Teil mit der mangelhaften Arbeitsplatzgestaltung: Erst wenige Arbeitsplätze sind tatsächlich so ausgestattet, dass Mitarbeiter rundum digital und mobil arbeiten können.

Der moderne Arbeitsplatz der Zukunft

LesetippDigitalisierung und Mobilität verändern die Arbeitswelt von heute und damit auch die Strategien und Konzepte des modernen Arbeitsplatzes. Innovative Unternehmen müssen den Anforderungen ihrer motivierten Mitarbeiter gerecht werden und ihre IT-Landschaft fit für die Arbeitsweisen der Zukunft machen. Sieben Trends lassen sich erkennen, die wir Ihnen in diesem Blogbeitrag vorstellen.

geschrieben von: Diana Jensen

Diana Jensen

Diana Jensen ist Marketing Campaign Manager bei GBS. In dieser Position steuert sie die Media- und Kampagnenplanung im Print- sowie Online-Bereich. Sie trägt zusätzlich die redaktionelle Verantwortung für den GBS Blog und GBS Newsletter.

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