New Work – Mit effizientem E-Mail-Management

Arbeitsplatz der Zukunft mit intelligentem Abwesenheitsmanagement

mobil – digital – global

Über den Arbeitsplatz der Zukunft wird viel geredet – was versteht man darunter, wie sieht er aus bzw. wie ist er ausgestattet? Wo der Digital Workplace für den einen bereits mit einem mobilen Betriebssystem beginnt, ist der Arbeitsplatz der Zukunft für den anderen eine ganze Vision mit vielen kleinen Bausteinen.

Wie also sieht er aus, der Arbeitsplatz der Zukunft und wie weit ist es noch bis dahin? Das wollte die IDG wissen und hat in ihrer aktuellen Studie „Arbeitsplatz der Zukunft” die Ansichten von Entscheidern und Mitarbeitern aus Unternehmen der DACH-Region untersucht. Einige der spannenden Ergebnisse und Aussagen stellen wir Ihnen heute vor. Im Anschluss daran zeigen wir auch eine unserer Lösungen auf – ein Tool, das mobiles, effizientes und zukunftssicheres E-Mail-Management unterstützt.

Nach Meinung von Unternehmen und Mitarbeitern ist der Digital Workplace vor allem mit Mobilität, Technologie und neuen Arbeitszeitmodellen verbunden: Während 57 Prozent der befragten Unternehmen mit dem Wandel der Arbeitswelt insbesondere Mobilität und Technologie verbinden, assoziieren 79 Prozent der Mitarbeiter damit in erster Linie das Überdenken von Arbeitszeitmodellen.

Herausforderung erkannt

Arbeitsplatz der Zukunft Der Arbeitsplatz der Zukunft wird von Unternehmen als eine der wichtigsten Herausforderungen wahrgenommen. 52 Prozent der befragten Firmen sind der Ansicht, dass mit der IT-Infrastruktur der Arbeitsplatz der Zukunft steht oder fällt. Entsprechend wollen 80 Prozent in den kommenden zwölf Monaten in die IT-Infrastruktur investieren, um flexibleres und mobileres Arbeiten zu ermöglichen. Ein Drittel der Firmen plant dies für die gesamte Organisation, knapp die Hälfte für einige Unternehmensbereiche.

Status Quo: Viel Raum zwischen Wunsch und Wirklichkeit

Wo stehen Unternehmen aktuell, wo wollen sie hin und wie sehen ihre Angestellten die Entwicklung? Beim Status Quo liegen die Einschätzungen beider Lager zum Teil deutlich auseinander. Rund 40 Prozent der Unternehmensvertreter sehen die Entwicklung zum Arbeitsplatz der Zukunft in ihrem Unternehmen schon relativ weit fortgeschritten, 20 Prozent betrachten sich sogar als Vorreiter. Ihre Mitarbeiter allerdings beurteilen die Fortschritte in Richtung Arbeitsplatz der Zukunft deutlich zurückhaltender. 79 Prozent empfinden ihren derzeitigen Arbeitsplatz als nur ansatzweise so, wie sie sich den Arbeitsplatz der Zukunft vorstellen, oder noch weit entfernt davon. Jeder vierte Mitarbeiter gab sogar an, mit der IT und der technischen Ausstattung des Arbeitsplatzes weniger bis gar nicht zufrieden zu sein. Zwei Drittel der befragten Mitarbeiter wünschen sich flexible Arbeitszeitmodelle und standortunabhängigen Zugriff auf alle Daten.

Mitarbeiter mit neuen Anforderungen

Arbeitnehmer möchten zunehmender flexibler sein, sie wollen zeit- und ortsunabhängig arbeiten können: Der Arbeitsplatz der Zukunft ist da, von wo aus gerade gearbeitet wird. Und das muss nicht zwingend das Büro sein. Auch vom Auto, vom Flughafen oder vom Home Office aus lässt sich hervorragend arbeiten.

Damit ihnen ein entsprechendes Arbeitsumfeld zur Verfügung steht, müssen Unternehmen digitale Arbeitsplatzlösungen implementieren, die Geschäftsanwendungen und Daten überall und individuell zur Verfügung stellen. Der Weg dorthin allerdings führt einerseits über die konsequente Vernetzung und Synchronisierung aller Kommunikationskanäle sowie den Einsatz moderner Kommunikations-Tools, um interne Abläufe zu beschleunigen und die Produktivität zu erhöhen. Die Herausforderung ist es dabei, die richtigen Technologien auszuwählen und Tools zu implementieren, die einerseits wirtschaftlich sind, aber eben auch einen echten Business-Nutzen bringen.

Wir von GBS haben das erkannt und etliche unserer Lösungen für das E-Mail-Management „mobilisiert“. So haben wir mit iQ.Suite Clerk beispielsweise eine Applikation entwickelt, mit der Mitarbeiter ihr Abwesenheitsmanagement mobil verwalten können – sprich, bei Krankheit oder Urlaub ihre Abwesenheitsnotiz auf iPhone oder Android Smartphones sowie am Tablet aktivieren. Eben ganz ohne dafür im Unternehmen am Arbeitsplatz sein zu müssen. Denn die besten passenden digitalen Zugangsmöglichkeiten (mobilen Endgeräten) zum Arbeitsplatz der Zukunft allein nützen nichts, wenn der mobile Zugang zu Geschäftsanwendungen verwehrt bleibt. In Sachen E-Mail-Management geht ohnehin eine zukunftsfähige E-Mail-Produktivität weit über das reine mobile Lesen und Schreiben von E-Mails hinaus. Auch der Zugriff auf wichtige Funktionen im E-Mail-Management, unabhängig von Ort und Zeit, muss mobil gewährleistet sein.

Arbeitsplatz der Zukunft: Nicht ohne E-Mail

Das haben wir natürlich nicht ohne Grund getan, denn wenn wir vom Arbeitsplatz der Zukunft sprechen, gehört selbstverständlich auch die E-Mail und effizientes E-Mail-Management dazu. Laut IGD-Studie setzen auch Unternehmen und ihre Angestellte am Arbeitsplatz der Zukunft auf E-Mail und Telefon. Die Studienteilnehmer wurden auch beispielsweise gefragt, wie man ihrer Meinung nach am Arbeitsplatz der Zukunft kommuniziert: 88 Prozent der Unternehmen gaben an, dass das Telefon nach der E-Mail das wichtigste Arbeitswerkzeug ist. Das hören wir gern: Die E-Mail ist aus dem Geschäftsalltag eben nicht wegzudenken. Sie ist sogar wichtiger als das Telefon. In der Generation 50+ sind es sogar noch drei Prozentpunkte mehr (96 Prozent) als bei den unter 40-Jährigen.

E-Mail-Abwesenheitsmanagement mit regelbasierten Weiterleitungen

Arbeitsplatz der Zukunft Aber noch einmal zurück zu Clerk: iQ.Suite Clerk ist (inklusive seiner Applikation) unsere Lösung für ein zukunftstarkes, effizientes und mobiles E-Mail-Abwesenheitsmanagement unter IBM Domino, Microsoft Exchange/SMTP und Office 365. Stellen Sie sich doch zum Beispiel einmal vor, Ihre E-Mails bleiben bei (geplanter oder unvorhergesehener) Abwesenheit unbearbeitet. Das wird insbesondere dann zum Problem, wenn es sich um zeitkritische Informationen, Rechnungen oder Angebotsanfragen handelt.

Mit Clerk geben wir Unternehmen deshalb ein Tool an die Hand, mit dem sie ein zentrales Abwesenheitsmanagement einführen. Dieses stellt sicher, dass Arbeitsabläufe nicht ins Stocken geraten. Anhand individueller Richtlinien setzen Mitarbeiter bei bestimmten Ereignissen ganz einfach mit wenigen Clicks zuvor fest definierte Aktionen in Gang.
Damit insbesondere E-Mails mit sensiblen oder vertraulichen Inhalten nur an autorisierte Personen weitergeleitet werden, klassifiziert iQ.Suite Clerk eingehende E-Mails automatisch und ermöglicht so die genaue Erkennung und Weiterleitung oder Umleitung an bestimmte Kollegen. Diese inhaltsbasierte Umleitung von E-Mails kann dabei auch auf verschiedene, autorisierte Empfänger erfolgen.

E-Mail-Weiterleitung schnell und einfach erstellen

Lesetipp Übrigens: Anwender von Microsoft Exchange/SMTP und Office 365 dürfen sich im Juni über eine neue Version von iQ.Suite Clerk freuen. Mit dieser können zum Beispiel nicht nur mehrere Abwesenheitsnachrichten erstellt und Abwesenheitsnotizen wiederkehrend versendet werden. Auch rückwirkende Weiterleitungen werden dann realisierbar – nur für den Fall, dass Sie vor Urlaubsantritt vergessen haben eine E-Mail Umleitung einzurichten.

geschrieben von: Diana Jensen

Diana Jensen

Diana Jensen ist Marketing Campaign Manager bei GBS. In dieser Position steuert sie die Media- und Kampagnenplanung im Print- sowie Online-Bereich. Sie trägt zusätzlich die redaktionelle Verantwortung für den GBS Blog und GBS Newsletter.

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