Aufgabenmanagement leicht gemacht mit Trello

Mehr als To-Do-Listen überwachen

Trello – das Collaboration-Tool

Social Business hält zunehmend Einzug in Unternehmen. Dabei sind moderne und schlanke Collaboration-Lösungen gefragt. Planung, Organisation und Effizienz sind dabei die Schlagworte, wenn von Aufgaben- und Aktivitätenmanagement die Rede ist. Der Markt bietet mittlerweile eine Vielzahl an Produktivitäts-Apps. Neben dem Abhaken von To-Do-Listen, wie bei Wunderlist, ist Trello vor allem für Nutzer, die nach einer Anwendung für „teamfähiges“ Aufgabenmanagement suchen, interessant.

In der heutigen App des Monats möchte ich Ihnen Trello vorstellen und zeigen, wie Sie mit der App Ihre tägliche Arbeit optimieren können.

„Organize anything, together“

Der Slogan „Organize anything, together“ ist Programm. Die Benutzeroberfläche, eine Art Online-Whiteboard, erlaubt die Erstellung von Listen mit sogenannten „Cards“. Die Anzahl und Kategorisierung der Listen können Sie flexibel nach Ihren individuellen Anforderungen anlegen. Innerhalb der Karten stehen umfangreiche Funktionen, wie das Teilen von Links, dem Hinzufügen von Anhängen und Kommentaren zur Verfügung. Dabei können Sie Ihre Projekte, sogenannte Boards, in mehreren Listen verwalten sowie den einzelnen Boards unterschiedliche Mitglieder hinzufügen.

Neben der Web-Anwendung, ist Trello als kostenlose App für Android sowie iOS Geräte verfügbar. Eine automatische Synchronisation mit allen verbundenen Geräten erfolgt in Echtzeit.

Aufgaben verwalten

Trello App Nachdem Sie einen Account bei Trello angelegt oder über Ihr Google-Konto registriert haben, können Sie sofort loslegen. Ein neues Board erstellen Sie, indem Sie oben rechts das „+“ anklicken. Es erscheint ein Pop-up, hier können Sie direkt den Boardnamen, die Organisation sowie die Sichtbarkeit festlegen (privat oder öffentlich). Wählen Sie das gewünschte Board aus, erhalten Sie durch Anklicken des Dreiecks rechts neben dem Boardnamen, eine Übersicht zu den Mitgliedern, durchgeführten Aktivitäten (mit Zeitangabe), dem Archiv und gelangen somit auch zu den Board Einstellungen.

Card Features im Überblick

Trello App Beim Erstellen eines neuen Boards sind die Kategorien der Listen in „To Do“, „Doing“ und „Done“ voreingestellt. Hier im Beispiel erfolgt eine Kategorisierung in „Basics“, „Intermediate“ und „Advanced“. Jedoch kann die Gestaltung der Listen den individuellen Anforderungen der Anwender angepasst werden. Sofern die Listen definiert sind, können diesen einzelne „Cards“ hinzugefügt werden. Die Karten können aus simplen Stichwörtern bestehen aber auch umfangreiche Information enthalten.

Folgende Optionen stehen bei der Kartenerstellung zur Verfügung:

  • Anlegen farbiger Labels
  • Festlegen von Deadlines
  • Mitgliedern Aufgaben zuweisen
  • Checklisten erstellen
  • Anhänge hinzufügen (z.B. Fotos oder Dateien aus der Dropbox)
  • Aktivitäten kommentieren
  • Abstimmung durch Mitglieder
  • Karten teilen

Darüber hinaus kann man die Karten innerhalb der Listen via Drag & Drop verschieben. Weiter besteht die Möglichkeit, die Karten nach bestimmten Inhalten zu filtern. Über das Klingel-Symbol links oben werden Sie über Änderungen informiert. In den Einstellungen können Sie auch Benachrichtigungen via E-Mail aktivieren.

Um eine Karte aus der Liste zu entfernen, öffnen Sie diese und wählen im Menü rechts oben archivieren oder löschen aus.

Fazit

Trello App Trello ist ein Planungs-Tool mit vielseitigen Einsatzmöglichkeiten ohne dabei überladen zu wirken. Die moderne Benutzeroberfläche lässt sich flexibel den individuellen Anforderungen der Nutzer anpassen – ein großes Plus. Durch die Aufgabenzuweisung sowie die Voting- und Kommentarfunktion eignet sich Trello hervorragend für die Projektplanung im Team. Um umfangreichere Features wie die Integration in Google Apps, weitere administrative Einstellungen oder den Export von großen Datenmengen nutzen zu können, ist ein kostenpflichtiges Upgrade auf Business Class erforderlich. Wer es dagegen lieber bunt mag und auf eine Auswahl unterschiedlicher Hintergründe, Sticker und Emoticons nicht verzichten möchte, hat die Möglichkeit auf Trello Gold upzugraden.

Weitere Informationen erhalten Sie auch im Trello-Blog.

 

Wie behalten Sie den Überblick im täglichen Aufgaben- und Aktivitätenmanagement? Über Kommentare und weitere Anregungen freue ich mich.

geschrieben von: Corinna Barth

Corinna Barth

Corinna Barth ist Marketing Managerin bei GBS. In ihrer Tätigkeit verantwortet sie das Messe- & Eventmanagement sowie die Produktkommunikation für den Bereich Messaging Security.

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3 Kommentare

  1. Schöner Überblick über Trello – eine Frage noch: Wie löscht man ganze Boards? Funktioniert das evt. nur in der App und nicht auf dem Desktop?

    • Ein Board können Sie entfernen, indem Sie das betreffende Board öffnen und links oben in den Einstellungen auf „Close board“ klicken.

  2. Ich mag Trello! Aber es kommt ja immer auf die Anforderungen an! Ich suche im Web schon seit Monaten Artikel, Bücher, Tools etc. zum Thema Aufgabenmanagement (alternativ: Social oder Collaborative Task Management). Es fehlt ein kritischer Dialog mit Blick auf unsere Arbeitsweisen. Wenn man was zu dem genannten Thema findet, dann hauptsächlich Tool-Anbieter – und die dann en masse. Und dann wirds schwierig: welches ist das Richtige? Wenn man nicht weiss, was man für sich und seine Arbeitsgruppe will, fällt die Entscheidung schwer. Eins ist nur sicher : E-Mail, Spickzettel und Kalendermanagement sind nicht die Lösung!
    Es gibt nicht DIE Lösung, sie hängt von den Anforderungen ab (weise, gell:)! Wenn man eine Lösung sucht, die sich für Gruppen eignet und sich voll und ganz auf das Aufgabenmanagement fokussiert: Asana (unscheinbar, einfach, schlicht, nicht mal „schön“, aber basierend auf einer durchdachten Arbeitsphilosophie!). Wenns mehr Richtung Projektmanagement gehen soll: Clarizen, kann alles, wird deshalb aber kompliziert! Ehere agile? smartQ! Trello? ja! etc etc etc. Aber deshalb schreibe ich ja auch ein Buch darüber und erfasse alles, was mir unter die Finger kommt zu dem Thema: ja, natürlich: in einem Collaborative Task Management Tool, weil ich mit dem Wissen ja dann auch mit Menschen arbeiten möchte! So long!

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