Anwenderstudie: So wird SharePoint in deutschen Unternehmen genutzt

SharePoint Anwenderstudie 2016

Was kann SharePoint?

Der Einsatz von Microsoft SharePoint gewinnt seit 15 Jahren immer mehr an Bedeutung. Die Microsoft Plattform glänzt vor allem durch hohe Flexibilität bei der Integration mit anderen Lösungen und wird in Unternehmen für viele Zwecke – vom Dokumenten-Management bis zu Social Collaboration – eingesetzt.

Jetzt liefert die neue SharePoint Anwenderstudie 2016 Informationen über den Einsatz, die Zufriedenheit und Benutzerfreundlichkeit in der Praxis. Sie zeigt Potenziale für die Zusammenarbeit, für Portale und Digital Workplaces auf, trifft Aussagen über Dokumentenmanagement, Usability, Social Business, die Integration von Geschäftsanwendungen bis hin zu Projektvorgehen sowie Betrieb und sie offenbart auch ein paar Schwächen. Das Tolle dabei aber ist: Die Initiatoren der SharePoint Multiclient Studie – ein Gemeinschaftsprojekt der Hochschule der Medien Stuttgart und SharePoint360.de – haben über 300 Unternehmen im deutschsprachigen Raum befragt! So können wir uns ein realistisches Bild vom Einsatz von SharePoint und Office 365 in Unternehmen der D-A-CH-Region machen!

Wir haben die Kernaussagen der neuen SharePoint Anwenderstudie – immerhin 110 Seiten dick – inklusive Vor- und Nachteile beim Einsatz von SharePoint für unseren heutigen Blogartikel zusammengefasst.

SharePoint-Server schlägt Einsatz in der Cloud

Einsatz von SharePoint 65 Prozent aller befragten Unternehmen realisieren SharePoint als klassische Installation im Unternehmen, wohingegen lediglich 17 Prozent SharePoint aus der Cloud beziehen. Weitere 17 Prozent kombinieren beide Lösungen zu einem hybriden Ansatz aus intern und extern gehosteten Instanzen. Es dürfte spannend sein zu beobachten, wie sich dieses Verhältnis zukünftig entwickelt und ob der Cloud-Anteil steigt.

SharePoint 2013 überholt SharePoint 2010

Einsatz von SharePoint Über 59 Prozent der befragten Unternehmen nutzen SharePoint 2013. Damit übertrifft diese Version erstmals den Vorgänger SharePoint 2010, der auf 39 Prozent abgerutscht ist (letztes Jahr lag der Wert noch bei 61 Prozent). SharePoint Online/Office 365 verwenden schon 15 Prozent und die soeben erst erschienene Version 2016 war zum Zeitpunkt der Datenerhebung als Beta bereits bei 1,6 Prozent in Betrieb.

Im Einsatz von SharePoint – Die Favoriten: Dokumentenmanagement, TeamSite und Suche

SharePoint zeichnet sich durch eine Vielzahl an Funktionalitäten aus – und trotzdem gibt es die ein oder andere Paradedisziplin. Ganz vorn dabei und wenig überraschend ist das Dokumentenmanagement, das 95 Prozent aller Befragten nutzen. Ein Großteil von ihnen, 81 Prozent, ist damit übrigens auch zufrieden. 89 Prozent nutzen TeamSites und sind damit im Großen und Ganzen auch zufrieden (78 Prozent). Die SharePoint Funktionen „Suche“ und „Projekt Websites“ erfreuen sich ebenfalls mit einem Nutzungsgrad von 89 und 83 Prozent großer Beliebtheit. Zufrieden mit den beiden Funktionen sind 68 bzw. 67 Prozent.

Zusatzfunktionen MySite und OneDrive mit Akzeptanzproblemen

Überraschend gering ist die Akzeptanz der Dropbox-Alternative OneDrive for Business. Die Idee von Microsoft, der Collaboration Plattform dieselben Funktionen wie die bei Mitarbeitern beliebten Dropbox – nur eben in kontrollierter Unternehmensumgebung – zu verleihen, kommt nur bei 42 Prozent der Befragten an. Und von denen sind gerade einmal 29 Prozent zufrieden mit der Funktion. Luft nach oben hat auch die MySite. Die SharePoint-Funktion, die Mitarbeiter bei ihrer internen Vernetzung unterstützen soll, wird bislang nur von 64 Prozent akzeptiert – zufrieden sind weniger als die Hälfte der Nutzer (46 Prozent).

Das Sorgenkind: Nachbesserungsbedarf bei der Benutzerfreundlichkeit

Einsatz von SharePoint Seit jeher die große Schwäche von SharePoint ist die Benutzerfreundlichkeit. Nur 57 Prozent zeigen sich mit der Bedienung und Navigation insgesamt zufrieden, davon sind lediglich 5 Prozent sehr zufrieden. Immerhin ist das im Vergleich zur Vorjahresstudie eine Steigerung: Damals zeigten sich nur 50 Prozent der Nutzer von der Bedienung begeistert. Aber zurück zur aktuellen Studie: Bemängelt wird neben der inkonsistenten Bedienung hauptsächlich der Umgang mit Dokumenten und Nachrichten. Hier hakt es noch in der Interaktion mit Desktop-Anwendungen. Ganze 10 Prozent bezeichnen die Benutzerfreundlichkeit übrigens als mangelhaft.

Luft nach oben: Workflows und Geschäftsprozesse

Viele Unternehmen, immerhin 60 Prozent, nutzen SharePoint, um ihre Geschäftsprozesse zu unterstützen. Jedoch hält sich die Zufriedenheit der Anwender in Grenzen: So gaben 12 Prozent an, dass Ihnen die Workflow-Funktionalität zusagt, wohingegen 88 Prozent nicht ausreichend oder nur teilweise ausreichend angaben.

Hier setzen Drittanbieterlösungen wie der GBS AppDesigner an, welche es erlauben Workflows intuitiv via Drag & Drop zu modellieren und resultierende Geschäftsabläufe zu automatisieren. Dadurch lassen sich häufige Anwendungsszenarien aus Fachabteilungen – wie Vertrieb (Angebotsmanagement), Einkauf (Bestellmanagement) oder Service (Reklamationsmanagement) – sinnvoll unterstützen. Eine Aussage, die ebenfalls durch die Studie gestützt wird.

Anpassungen im Erscheinungsbild erwünscht

SharePoint Projekte sollen im eigenen Corporate Design glänzen: Nur 13 Prozent belassen das optische Erscheinungsbild im Auslieferungszustand. Dagegen führen 60 Prozent der befragten Unternehmen grundlegende Anpassungen im Design durch: Ein eingebettetes Logo oder die Nutzeroberfläche in den Firmenfarben erhöht eben einfach die Akzeptanz der Collaboration Plattform. Immerhin sind auch 28 Prozent bereit, mehr Geld für umfangreichere Modifikationen zu investieren und SharePoint optisch wie funktional in der firmeneigenen Corporate Identity erstrahlen zu lassen.

Geringe Nutzung auf mobilen Endgeräten

Einsatz von SharePoint Die Collaboration Plattform findet Einsatz als typisches Intranet-System. Kaum verwunderlich ist es deshalb, dass die Zugriffe über Desktop-Rechner und Laptop mit jeweils 95 und 91 Prozent deutlich gegenüber denen von Tablet oder Smartphone mit 58 und 42 Prozent dominieren. Allerdings erhielt SharePoint auch erst mit seiner 2013er Version ein mobilfähiges Design. Es bleibt also abzuwarten, wie sich im kommenden Jahr die mobile Nutzung verändern wird.

Zurückhaltung beim Thema Social Collaboration

Einsatz von SharePoint Social Collaboration ist zwar eines der IT-Trend Themen, findet aber im deutschsprachigen Raum nur verhaltene Zustimmung. Derartige Tools nutzen laut Studie derzeit gerade einmal 30 Prozent, immerhin planen weitere 27 Prozent Collaboration Tools einzusetzen. Dass aber ein Bedarf an Social Business Plattformen vorhanden ist, zeigen die Antworten auf die Frage nach ihrer Nutzung: Die Funktionen werden von den aktuellen Studienteilnehmern hauptsächlich zur besseren Vernetzung und Zusammenarbeit der Mitarbeiter (77 Prozent) sowie zur Verringerung des E-Mails Aufkommens (58 Prozent) genutzt.

Insbesondere IT-Verantwortliche betrachten Social Collaboration jedoch auch kritisch: Gefragt nach dem geschäftlichen Nutzen, fehlt dieser 54 Prozent der Befragten und 50 Prozent befürchten gar ein Wachstum von Informationsmüll.

(K)eine Frage des Budgets?

Nutzbringend ist SharePoint natürlich nur, wenn die Plattform vollumfänglich in die vorhandene Unternehmensinfrastruktur integriert wird. Für diese Integration stellen 48 Prozent der Befragten Budget bereit. Mehr als die Hälfte (55 Prozent) nimmt für die Umsetzung externe Dienstleister in Anspruch, von denen Dreiviertel die Hilfe von IT-Beratungsunternehmen und nur 20 Prozent freie IT-Berater um Hilfe bitten. Bei der Frage nach der Investition in Lizenzen, gaben 44 Prozent an, diese bereits getätigt zu haben, während weitere 25 Prozent keine Investitionen planen. Um es auf den Punkt zu bringen: Das sind fast 70 Prozent der Befragten, die keine weiteren Ausgaben für Software-Lizenzen planen! Nur ein knappes Drittel (30 Prozent) sieht hier Bedarf. Während also Budgets für Wartung und Integration durchaus vorhanden oder freigemacht werden, wird kein Geld mehr für Lizenzen bereitgestellt.

Gerüstet für die Zukunft?

Einsatz von SharePoint Die gute Nachricht zuerst: 90 Prozent der befragten Anwender sehen sich im Umfeld von SharePoint sehr gut für die Zukunft gerüstet – auf technischer Seite zumindest. Denn 33 Prozent sehen sich eher schlecht für den organisatorischen Betrieb von SharePoint gerüstet. Defizite sehen die Studienteilnehmer auch in Sachen Finanzen und Qualität der Mitarbeiter: Mit jeweils knapp 30 Prozent sehen sie sich hier eher schlecht gerüstet.

Funktional und vernetzt Arbeiten: Strategische Ziele

88 Prozent der Befragten wollen mit dem Einsatz von SharePoint ihre funktionalen Ziele, wie die Dokumentenablage und Projekträume verbessern. Daneben stehen auch die Möglichkeit des vernetzten Arbeitens (83 Prozent) und Prozessverbesserungen (73 Prozent) ganz weit oben auf der Prioritätenliste, wenn es um die strategischen Ziele des SharePoint-Einsatzes geht. Weit abgeschlagen auf Rang 5 landet die Digitalisierung – nur 39 Prozent sehen SharePoint dafür als Basis.

Unser Fazit

Die Studie liefert uns einige wichtige Erkenntnisse: Unternehmen betrachten die Microsoft Plattform nicht nur als File-Server-Ersatz oder als Intranet-Portal. Die Anforderungen und Bedürfnisse an ein Intranet-System, die Office-Zusammenarbeit und IT-gestützte Geschäftsprozesse erfüllt Microsoft SharePoint geschickt. Glückwunsch!

Die Digitale Transformation findet als DAS Trendthema kaum Anklang bei Unternehmen. Nur 39 Prozent benennen die Digitale Transformation als Ziel des SharePoint Einsatzes – wohingegen die Prioritäten ganz klar auf zentralen Punkten wie die Verbesserung der Prozesse und rein funktionalen Zielen liegen. Baustellen tun sich auch an anderer Stelle auf: An der Attraktivität für Endgeräte sowie der Benutzerfreundlichkeit muss Microsoft noch arbeiten – hier ist noch ordentlich Luft nach oben. Und Akzeptanzprobleme einiger Funktionen müssen genauso noch gelöst werden, wie eine klare Strategie mit den Social.

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geschrieben von: Bernd Hesse

Bernd Hesse

Bernd Hesse ist bei GBS PAVONE als Senior Product Manager verantwortlich für die Collaboration-Lösungen. In dieser Funktion betreut er unter anderem Produkte aus den Themengebieten Workflowmanagement sowie Erstellung, Modernisierung und Retirement von Geschäftsanwendungen. Aus seiner Zeit als Senior Consultant bei GBS verfügt er auch über umfassende Projekterfahrungen in den genannten Gebieten.

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