Wenn E-Mail-Anhänge zur Herausforderung werden

Groß, Größer, Unzustellbar

Täglich versenden wir Datei-Anhänge per E-Mail. Abhängig von den Formaten und enthaltenen Elementen – wie Bilder oder multimedialer Content – bringen diese tendenziell immer mehr Gewicht auf die Megabyte-Waage. Und das kann unter Umständen zu gravierenden Problemen bei der Zustellung einer E-Mail führen. Es gibt kaum einen Anwender, der nicht schon einmal eine automatisch erzeugte Unzustellbarkeitsbenachrichtigung des Mail-Servers eines Empfängers erhalten hat. Der Grund: Die versendete E-Mail wurde aufgrund der Größe ihres Datei-Anhanges abgewiesen.

Beim E-Mail-Versand reicht die Komprimierung der Daten nicht mehr

Tatsächlich weisen sehr viele Mail-Server derartige Größenbeschränkungen auf, wie auch wir in der Praxis oft feststellen müssen. Da hilft meist selbst die Komprimierung der Dateien allein nicht mehr. Denn je größer der Anhang, desto niedriger ist die Chance, das Gewicht einer Datei durch „Zippen“ unter die Messlatte der Größenbeschränkungen zu drücken. In solchen Fällen blieb meist nur der Griff zum Telefonhörer: Die Bitte an den Empfänger, eine alternative E-Mail-Adresse zu nennen, deren Mailbox den Empfang großer Datei-Anhänge zulässt. Oder aber die Größenbeschränkung zu umgehen, indem die entsprechenden Dateien auf den Unternehmensserver hochgeladen und dem Empfänger per übermitteltem Link oder FTP-Zugangsdaten zum Download angeboten werden. Umständlicher geht es kaum noch.

Warum schwierig, wenn’s auch einfach geht

Doch was tun? Immerhin ist die Größenbeschränkung nicht das einzige Problem beim Mailen von Datei-Anhängen. Ausführbare Anwendungen in E-Mail-Anhängen werden aus Sicherheitsgründen meist ebenfalls geblockt. Und da wir gerade beim Thema Sicherheit sind: Datei-Anhänge sind im Normalfall überhaupt nicht verschlüsselt. Sie können von Dritten also abgefangen und offen eingesehen werden. Die NSA und PRISM lassen grüßen. Doch auch die wirtschaftliche Konkurrenz – meist aus Fernost – ist an besonders sensiblen Datei-Anhängen natürlich nicht uninteressiert.

Die Lösung: Dateien werden von E-Mails getrennt Gemeinsam mit unserem Kunden der Lindauer DORNIER GmbH haben wir daher für dieses Szenario nun eine neue, leicht integrierbare Lösung entwickelt. Sie trägt den Namen Attachment Store und setzt auf unsere E-Mail-Management Plattform iQ.Suite auf.

Versendet der Anwender Datei-Anhänge per E-Mail, die insgesamt größer als 10 MB sind, reagiert die Lösung automatisch und trennt die Dateien von der E-Mail ab. Sie werden jeweils einzeln ins Zip-Format komprimiert, automatisch mit einem Passwort gesichert und verschlüsselt. Danach werden die Anhänge an einen separaten Web-Server übertragen und in der für den Empfänger bestimmten E-Mail durch Einmal-Links zu dem entsprechenden Download ersetzt. In der E-Mail findet der Empfänger zudem das Verschlüsselungspasswort zur jeweiligen Datei. Es kann bei besonders sensiblen Anhängen aber auch per separater E-Mail übermittelt werden.

Automatisierte Prozesse und erhöhte Vertraulichkeit

Ein Prozess der manuell kaum zu leisten wäre, wird damit automatisiert. Zugleich wird die Vertraulichkeit der übermittelten Anhänge erhöht. Die gewohnte Arbeitsumgebung des E-Mail-Clients muss der Anwender dabei übrigens nicht verlassen. Er schreibt seine E-Mails einfach weiter wie bisher und hängt Datei-Anhänge mit Übergröße einfach an diese heran. Über Parameter, die dem E-Mail-Betreff vorangestellt werden können, ist es ihm übrigens möglich, auch selbst zu steuern, bei welchen E-Mails der Attachment Store aktiv werden soll.

Der Versand großer Datei-Anhänge kann demnach doch einfach und unproblematisch sein!

Wenn Sie noch mehr zum Thema erfahren wollen – klicken Sie einfach hier.

geschrieben von: Diana Jensen

Diana Jensen

Diana Jensen ist Marketing Campaign Manager bei GBS. In dieser Position steuert sie die Media- und Kampagnenplanung im Print- sowie Online-Bereich. Sie trägt zusätzlich die redaktionelle Verantwortung für den GBS Blog und GBS Newsletter.

Abonnieren Sie den GBS Newsletter und erhalten Sie neue Artikel sofort in Ihre Mailbox!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.