Dokumenten-Management und Social Media: Eine clevere Verbindung

Vom Hype zur Realität

Ich arbeite seit eineinhalb Jahren im Marketing für d.velop und habe mir das Thema Social Media auf die Fahnen geschrieben. Social Media ist nicht nur ein absolutes Hype-Thema, sondern mittlerweile Realität mit viel Potenzial für die Zukunft. ECM (Enterprise Content Management) oder auch Dokumenten-Management besitzt ebenfalls jede Menge Potenzial. Vor allem viele kleine und mittelständische Unternehmen setzen noch nicht auf eine digitale Lösung für ihre Prozesse.

Hinsichtlich der Bekanntheit des Themas hapert es offensichtlich, vor allem im B2C-Bereich. ECM-Software wird bisher lediglich in Unternehmen eingesetzt. Auch mir war dieser Begriff bzw. die Software unbekannt, bevor ich beruflich damit zu tun hatte. Privates Dokumenten-Management findet bei mir in Akten und – ich gebe es zu – teilweise in Kartons statt. Eine Software nutze ich hierfür nicht.

ECM und Social Media im Job

...auf einen Blick

In meinem beruflichen Alltag nutze ich Social Media für ECM bzw. für mein Unternehmen. Das sieht so aus: Ich berichte über ECM und d.velop in den sozialen Medien, wie z.B. Facebook und Twitter. Die Ziele sind die „üblichen Verdächtigen“: Imagegewinn, Bekanntheitsgrad steigern, Neukunden- und Interessentenansprache. Dies funktioniert ausgesprochen erfolgreich. Ich teile interessante Informationen und Neuigkeiten mit Fans und Followern über mehrere Kanäle. Diese teilen die Informationen idealerweise mit ihren Fans und Followern, wodurch die gewünschte Reichweite und Viralität entsteht.

Darum geht es in Social Media: Um das Teilen von Informationen. Wenn ich diesen Aspekt mit dem Thema ECM kombiniere, bin ich beim Teilen von Dokumenten. In diesem Zusammenhang muss ich direkt an Dropbox denken. Ein praktisches Tool, welches ich während meines Studiums vor allem in Gruppenarbeiten genutzt habe. Wenn ich den Gedanken, der hinter Dropbox steckt, weiter denke, dann eröffnen sich mir viele Möglichkeiten.

Zuhause: Die Steuererklärung „im Nacken“

Ich „spinne“ jetzt mal ein wenig rum und erläutere Ihnen meine Gedankengänge am besten am Beispiel meiner Steuererklärung: Wenn ich eine Sache gut vor mich herschieben kann, dann ist das meine Steuererklärung. Allein bis ich alle notwendigen Unterlagen zusammengesucht habe, ist mir die ohnehin kaum vorhandene Lust bereits vergangen. Wenn ich jetzt alle Dokumente an einem zentralen Ort zur Verfügung hätte, wäre das schon nett. So eine Art persönliches Online-Archiv, in dem ich alle wichtigen Unterlagen von Versicherungen, Banken, Finanzamt usw. abgelegt habe und mir direkt die notwendigen Informationen herauspicken kann. Jetzt stelle ich mir vor, dass das Finanzamt auch einen Ordner mit dem Namen Christoph Eißing hat, in den ich jederzeit meine Dokumente einstellen kann und umgekehrt. Sprich: das Finanzamt schickt mir meinen Steuerbescheid einfach digital in mein persönliches Online-Archiv.

Wenn ich das auf alle meine privaten Beziehungen zu Versicherungen, Banken etc. übertrage, dann heißt das für mich: keine Briefmarken mehr kaufen, keine überfüllten Briefkästen, kein Ärger mehr mit der Post und – bezogen auf meine Steuererklärung – vor allem mehr Zeit für die schönen Dinge.

Das persönliche Online-Archiv

Das Ergebnis wäre ein Dokumenten-Management für Privatpersonen. Alle meine wichtigen Daten digital und zentral an einem Ort. Ich kann diese mit jeder Person oder Organisation in Sekundenschnelle teilen. Dass es hierfür noch eine App geben müsste, versteht sich von selbst, denn ohne Smartphone geht heutzutage nicht mehr viel und „mein Zuhause ist da, wo ich bin“ (oder wie heißt es noch gleich in einer bekannten Reklame?).

Diese clevere Verbindung zwischen ECM und Social Media haben natürlich vor mir bereits ein paar schlaue Füchse entdeckt und ein Produkt entwickelt, welches mir die Angst vor der Steuererklärung nimmt: FOXDOX.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim foxen.

geschrieben von: Christoph Eißing

Christoph Eißing

Christoph Eißing ist Online Marketing Editor bei der d.velop AG.
In dieser Funktion ist er verantwortlich für die Homepage, das Intranet und den gesamten Social Media Bereich.

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1 Kommentar

  1. Wir träumen hier sicher alle ein wenig. Einige Dinge sind bereits umgesetzt. Während Dropbox nur bedingt für eine rechtskonforme Archivierung und Ablage taugt, startet euer Foxdox in guter Gesellschaft zu anderen Cloudlösungen, wie BOX.NET, smarchive, fileee, amagno, doo und anderen, die ähnliche Ansprüche haben. Es ist aber zu erwarten, dass gerade die für diese Vision notwendigen Institutionen, wie das Finanzamt oder Banken, keine „verwendbaren“ Schnittstellen (also sicher, gesetzeskonform und schnell implementierbar) in naher Zukunft zur Verfügung stellen. Aber es wird die Zukunft sein, das steht fest.

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