E-Mails sind zum geschäftlichen Kommunikationsmedium Nummer eins geworden. Kein Wunder: Sie sind schnell, rechtlich bindend, sofern einige Regeln eingehalten werden, und sie sparen Materialkosten.
Die Zahl der täglich empfangenen E-Mails nimmt jedoch stetig zu. In immer größeren Mengen treffen sie in den Postfächern von Angestellten ein – 100 Stück oder mehr E-Mails pro Tag sind keine Seltenheit. Nur ein Bruchteil davon, aktuellen Studien zufolge durchschnittliche 18 bis 20, sind allerdings für den täglichen Arbeitsprozess tatsächlich relevant. Der Rest: Werbung, Newsletter und echter Spam. Aber auch durch falsche Kommunikation entstehen unnötig viele E-Mails: uneffektiv formulierte E-Mails, zu viele Empfänger im Adress- oder cc-Feld, zu viele weitergeleitete statt erledigte Mails, fehlende oder falsch gesetzte Abwesenheitsnotizen während des Urlaubs, aber auch Tools wie Lese- und Empfangsbestätigungen erhöhen das E-Mail Aufkommen zusätzlich und produzieren immer wieder neue E-Mails.
Organisatorische und technische Maßnahmen helfen dieser Flut Herr zu werden und die wichtigen E-Mails herauszufiltern. Denn als Folge sorgt das ständig geöffnete E-Mail Programm angesichts der beinah minütlich eintreffenden Mails schnell für Stress. Die ständigen Unterbrechungen fressen Arbeitszeit und stören die Konzentration und damit auch die Produktivität.
