Dokumenten-Management-Systeme führen digitale und papiergebundene Dokumente in einem Datenpool zusammen. Dafür werden Papierdokumente gescannt, verschlagwortet, also wahlweise automatisch oder manuell mit Suchbegriffen versehen, und mit bereits elektronischen Dokumenten in einem gemeinsamen Archiv revisionssicher abgelegt.
Der Hintergrund: In Unternehmen liegen Dokumente in verschiedenen Formen vor, beispielsweise als E-Mail, Office-Dokument, als Brief oder Fax, als Bild- oder Tondatei. Einerseits liegen diese in der Regel verstreut etwa in Aktenordnern und lokalen Festplatten, andererseits sind die verschiedenen Dateiformate im Arbeitsprozess nicht immer zugänglich, weil sie in verschiedenen Systemen bearbeitet werden, die nicht kompatibel sind. Da mittels DMS all diese Dokumententypen in einem Pool zusammengeführt werden, können – unter Berücksichtigung von Zugriffsrechten – alle Mitarbeiter auf diese zugreifen.
Damit unterstützt, beschleunigt und vereinfacht DMS Arbeitsprozesse. In der Regel besitzen Dokumenten-Management-Systeme zudem Schnittstellen zu anderer Software, bspw. zu Buchhaltungssoftware, Warenwirtschaftssystemen oder Content Management Systemen.
