Heiko Brenn: Der GBS Produktmanager über die Zukunft der E-Mail

Ich arbeite seit 2000 bei GBS. Damals bin ich als Produktmanager gestartet, habe dann einige Jahre im Consulting-Bereich gearbeitet und verantworte seit 2013 zusammen mit einem Kollegen das Produktmanagement für unsere Collaboration Security Produkte. Vor meiner Zeit bei GBS war ich als Consultant und Administrator für IBM Notes/Domino und Microsoft Exchange tätig.

Die Anforderungen unserer Kunden und Partner, der Markt und die Technologien verändern sich rasant. Als Produktmanager habe ich hier die Möglichkeit, neue Themen einzubringen und im Zusammenspiel mit allen Unternehmensbereichen voranzutreiben. Wir haben in unseren Teams unglaublich engagierte und begabte Leute. Es macht Spaß mit solchen Menschen zu arbeiten.

Der Kontakt zu unseren Kunden und Partnern ist sehr wichtig. Ich erhalte bei jedem Gespräch interessante und wichtige Impulse für die Weiterentwicklung unserer Lösungen. Für mich ist dabei das Feedback von Kunden jeder Größe von Bedeutung. Denn unsere Lösungen sollen ja für den Mittelstand genauso nutzbar sein, wie für Unternehmen mit mehreren 10.000 Nutzern.

Allen Unkenrufen zum Trotz ist E-Mail ein fester Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Dies wird auch zukünftig so bleiben. Studien von z.B. Radicati gehen davon aus, dass die Anzahl der E-Mails im Business-Bereich sogar zunimmt. Das bedeutet: Für Unternehmen wird es immer wichtiger, klare Regeln und Steuerungsmechanismen für die E-Mail-Nutzung einzuführen. Diese Regeln müssen unternehmensweit zentral umsetzbar sein und gleichzeitig flexibel auf besondere Situationen (z.B. für bestimmte Länder oder Unternehmensteile) reagieren können.

Wir erleben darüber einen Wandel bei unseren Kunden bezüglich der eingesetzten E-Mail Plattformen. Teilweise werden, auch über einen längeren Zeitraum, unterschiedliche Systeme parallel eingesetzt. Für uns als GBS zeigt sich hier, dass unsere Strategie, Lösungen für IBM- und Microsoft-Plattformen anzubieten, absolut richtig war und ist. So können wir unsere Kunden auch bei Veränderungen in diesem Bereich als Partner zur Seite stehen.

Neue Formen der Kommunikation sind über die Jahre gewachsen und neue Technologien halten, nach privat erfolgreicher Nutzung, nun auch Einzug in Unternehmen. Die Frage ist aber nicht, ob E-Mail den Todesstoß verpasst bekommt. Es geht auch nicht darum, entweder E-Mail oder Social Business zu nutzen. Denn jedes Medium hat seinen Einsatzzweck. Diesen sinnvoll zu nutzen und die verschiedenen Welten clever miteinander zu verbinden, sollte im Fokus stehen.

E-Mail ist und bleibt als Transportmedium nach wie vor eine wichtige Komponente. Allerdings wird es oft als Speichermedium in tausenden einzelner Postfächer missbraucht. Dafür ist es sicher nicht das richtige Werkzeug. Daher nutzen Unternehmen verstärkt zusätzlich Plattformen wie Microsoft SharePoint oder IBM Connections um Informationen zu teilen und gemeinsam mit diesen zu arbeiten. Mit unserem neuen Modul iQ.Suite Connect sorgen wir exakt für diese Kopplung von E-Mail und Social Business.

Es geht grundsätzlich darum geeignete Werkzeuge für die richtigen Aufgaben zu verwenden. E-Mail hat sich hier, nicht ohne Grund, als Kommunikationsmedium durchgesetzt. Es ist sehr leicht zu bedienen und funktioniert, geeignete Mechanismen vorausgesetzt, sicher und schnell. Natürlich gibt es auch Herausforderungen, wie die steigende E-Mail-Flut. Doch oftmals sind die Probleme auch hausgemacht, z.B. wenn es um „E-Mail Ping-Pong“ oder die übermäßige Nutzung der „CC“- Funktion geht.

Unternehmen, die versuchen E-Mail komplett zu verbannen, richten ihr Augenmerk fast ausschließlich auf die interne Kommunikation. Hier können sicherlich Systeme wie SharePoint, Lync, Connections oder Sametime helfen. Bei der Kommunikation mit Kunden und Partnern bleibt E-Mail jedoch unerlässlich. Als Folge müssen Mitarbeiter dann oft mehr Systeme pflegen als zuvor – und zwar eines für die interne Kommunikation und E-Mail für die externe Kommunikation. Wichtig ist in all diesen Szenarien, die Mitarbeiter nicht mit Technik und ständiger Erreichbarkeit zu überfordern. Daher sollten Unternehmen im Hinblick auf die Work-Life-Balance einfache Möglichkeiten haben, die E-Mail Zustellung z.B. übers Wochenende oder nach dem Feierabend zu verhindern.

Cloud-Lösungen etablieren sich schrittweise im Markt. Die NSA-Affäre und Snowden haben aber in unseren Kernmärkten Deutschland, Österreich und Schweiz dafür gesorgt, dass der Sicherheitsgedanke bei der Nutzung von Cloud-Lösungen in den Vordergrund getreten ist. Gleichzeitig gibt es einen steigenden Bedarf an Möglichkeiten des sicheren Datenaustausches mit Kunden und Partnern. Für Unternehmen, die hierfür keine eigene On-Premise Infrastruktur betreiben möchten, ist die Cloud eine passende Alternative.

Wir bieten hier mit iQ.Suite Watchdog FileSafe eine geeignete Lösung. Dabei steht die Sicherheit beim Versand von vertraulichen und großen E-Mail-Anhängen im Mittelpunkt. Denn auf der Basis der IDGard-Technologie unseres Partners Uniscon ersetzt Watchdog FileSafe beim Versand einer E-Mail deren Anhang durch einen Link. Der Anhang wird stattdessen in einer hochsicheren Cloud-Infrastruktur bereitgestellt. Aufgrund der Sicherheitsthematik, haben wir uns entschieden, dafür mit einem deutschen Rechenzentrumsbetreiber zusammenzuarbeiten.

IT sollte immer die Aufgabe haben, die Arbeitsprozesse des Nutzers zu vereinfachen. Ziel ist nicht, dass IT um der IT Willen eingeführt wird. Im Vordergrund stehen vielmehr Aspekte wie Verbesserung der Zusammenarbeit oder Produktivität, Steigerung des Datenschutzes oder natürlich auch der Wirtschaftlichkeit. Der Anwender sollte dabei so wenig wie möglich in seiner täglichen Arbeit mit technischen Aspekten konfrontiert werden. Wenn dann die verschiedenen Systeme noch bestmöglich verzahnt sind und dadurch Insellösungen oder Kommunikationsbrüche vermieden werden, ist das mit Sicherheit der Idealzustand.

Mobile Endgeräte haben sich mittlerweile ihren festen Platz in der Arbeitswelt gesichert. Das betrifft sowohl die Anwender, als auch die Administratoren von Lösungen. Viele Aufgaben müssen daher zukünftig auch über Smartphones und Tablets erledigt werden können. Beispielsweise wird die Freigabe einer versendeten E-Mail mit sensiblen Inhalt von entsprechend autorisierten Personen auch vom Zug oder Flughafen aus notwendig sein. Wir arbeiten hier bereits an Mobile Apps, die dies zukünftig anbieten können. Auch für den Administrator gibt es Aufgaben, die zu erledigen sind, wenn dieser sich nicht an seinem Desktop Rechner befindet. Die Bearbeitung von Spam-Quarantänen oder die Überprüfung vom „Zustand der Lösung“ sind hier zu nennen.

Viren- und Spamschutz sollte natürlich selbstverständlich sein. Die Verschlüsselung sensibler Informationen ist hier aber ebenso wichtig. Entscheidend ist dabei, nicht die Mitarbeiter mit zusätzlichen Aufgaben zu belasten, sondern auf zentrale, server-gestützte Lösungen zu setzen. Ansonsten scheitern die besten technischen Lösungen an der mangelnden Benutzerakzeptanz. Darüber hinaus ist im Bereich der Verschlüsselung wichtig, auch mit Kommunikationspartnern sicher Datenaustausch betreiben zu können, die selbst nicht aktiv eine entsprechende Lösung einsetzen. Dass heißt, ein empfängerunabhängiger Ansatz, wie unsere Sicherheitslösung iQ.Suite WebCrypt Pro ist hier eine wichtige Ergänzung zur klassischen Verschlüsselung mit S/MIME und PGP.

Im Bereich der Sicherheit der ausgehenden E-Mail-Kommunikation sollten auch Szenarien wie Data Leakage Prevention (DLP) berücksichtigt werden, denn auch hier bestehen potenzielle Sicherheitsrisiken. Nicht selten verlassen vertrauliche Informationen vorsätzlich oder fahrlässig via E-Mail das Unternehmen.