Was ist eigentlich BPMN 2.0?

Mit der Business Process Model and Notation, BPMN, ist vor ein paar Jahren ein neuer Versuch unternommen worden, einen Standard bei der Modellierung von Geschäftsprozessen zu definieren. Im Jahr 2011 wurde von der OMG (Object Management Group) die Version BPMN 2.0 verabschiedet. Diese Version wird im Markt mittlerweile – sowohl in der Literatur wie auch bei Softwaresystemen – immer häufiger beschrieben bzw. unterstützt.

Modellierungssprachen gab es auch schon vor Veröffentlichung der BPMN. Diese Sprachen – beispielsweise ereignisgesteuerte Prozessketten oder BPEL – konnten sich in der Breite am Markt jedoch nicht durchsetzen. Gründe dafür mögen die Komplexität und auch die unzureichende Einbindung in den Lebenszyklus eines Geschäftsprozesses sein. Ein wesentlicher Vorteil von BPMN 2.0 ist die einfache Verständlichkeit, so dass auch weniger IT-affine Mitarbeiter in den Fachabteilungen in der Lage sind ihre Geschäftsprozesse zu modellieren. Anschließend kann das BPMN 2.0-Diagramm an die IT-Abteilung übergeben werden, die dieses um ausführungsrelevante Merkmale erweitert.

Interaktionen abbilden

So haben Mitarbeiter in den Fachabteilungen und der IT eine gemeinsame Sprache, um sich über die elektronische Abbildung von Geschäftsprozessen zu unterhalten. Mit BPMN 2.0 lassen sich insbesondere Geschäftsprozesse mit menschlicher Interaktion abbilden. Dazu gehören u.a. typische Genehmigungsprozesse, wie Urlaubsantrag, Antrag einer Bahncard, Reisekostenabrechnung oder auch Supportprozesse. Ein Beispiel ist in der folgenden Grafik zu sehen.

BPMN 2.0 definiert vier Diagrammarten: Prozessdiagramm, Choreographiediagramm, Kollaborationsdiagramm und Konversationsdiagramm. Die wichtigste und in der Praxis am häufigsten eingesetzte Diagrammart ist das Prozessdiagramm. Damit können Abläufe von Aufgaben und Verantwortlichkeiten abgebildet werden. Zur Darstellung der Verantwortlichkeiten werden Pools und Lanes eingesetzt. Eine Lane definiert die Verantwortlichkeit für eine Person, Gruppe oder Rolle. Ein Pool definiert eine übergeordnete Organisationseinheit (z. B. eine Abteilung) oder auch Organisationsverzeichnis (z. B. vom Unternehmen). Innerhalb der Lanes werden die Aufgaben- (Tasks) und Ereignis (Event)-Symbole platziert. Eine Aufgabe oder ein Ereignis ist immer genau einer Lane (Verantwortlichkeit) zugeordnet. Durch eine Verbindung (Sequence Flow) sind sie miteinander verbunden. Einige der Grundsymbole sind in der Grafik 2 dargestellt. Eine weiterführende Darstellung der Diagrammarten und deren Symbole ist hier zu finden.

Neben der grafischen Notation enthält BPMN 2.0 auch eine Definition eines XML-Formats, um Diagramme zu speichern. Während die grafische Darstellung der Geschäftsprozesse mittlerweile in vielen Softwaresystemen durchgesetzt hat, ist dieses beim XML-Schema noch nicht der Fall. Wesentlich bei der Verwendung von Notationen zur Geschäftsprozessmodellierung ist, dass sie von Ausführungssystemen unterstützt werden, damit die modellierten Prozesse in der Praxis angewendet werden können. Hier besteht die Herausforderung, dass die Ausführungsysteme oftmals nicht speziell für BPMN 2.0 entwickelt und für die Ausführbarkeit herstellerspezifische Erweiterungen in den BPMN 2.0-Diagrammen integriert sind.

Seit Anfang dieses Jahres beschäftigt sich eine Arbeitsgruppe der OMG damit, ein Test Framework zu erarbeiten, mit der ein herstellerübergreifender Austausch von BPMN 2.0-Modellen geprüft werden kann. So sollen Unstimmigkeiten in der Implementierung aufgedeckt werden. Ein erster Entwurf wurde im Juni präsentiert.

Für die Einführung von BPMN 2.0 in Unternehmen führt Freund im Artikel „Was sind die aktuellen Trends im BPM?“ drei Erfolgsfaktoren an

• Modellierungskompetenz
• Iterative Einführung
• Business IT-Kollaboration

Zunächst einmal müssen die Mitarbeiter, die die Geschäftsprozesse mit BPMN 2.0 modellieren auch das entsprechende Know-how über BPMN 2.0 haben. Dazu eignet sich neben dem Selbststudium anhand einer Vielzahl am Markt verfügbaren Büchern auch die Teilnahme an Schulungen. Das Praxiswissen kann aber nur erhalten, wer selbst BPMN 2.0-Diagramme entwickelt. Oftmals bietet es sich an, bei den ersten Prozessen einen Experten heranzuziehen.

Schritt für Schritt zum Ziel

Zur Einführung eignet sich ein Geschäftsprozess, der nicht unternehmenskritisch ist. Dieser sollte nur aus wenigen Aufgaben bestehen und von unterschiedlichen Mitarbeitern einer Fachabteilung ausgeführt werden. Der dritte Erfolgsfaktor zielt darauf, ein gemeinsames Arbeitsteam bestehend aus Fachabteilung und IT-Abteilung zu bilden, um den Geschäftsprozess gemeinsam mit BPMN 2.0 abzubilden und in die Systeminfrastruktur zu integrieren.

GBS unterstützt BPMN 2.0 sowohl in seiner Workflow-Lösung als auch im kürzlich veröffentlichten GBS AppDesigner. Der Nutzen von BPMN 2.0 kommt insbesondere dann zum Tragen, wenn Fachabteilungen in der Lage sind, die weiteren Elemente einer Geschäftsprozessanwendung zu definieren. Dazu gehören auch Formulare, die bei den einzelnen Aufgaben zu bearbeiten sind. Dadurch wird der internen IT-Abteilung einige Arbeit abgenommen, so dass Geschäftsprozesse schneller und kostengünstiger eingeführt werden können. An dieser Stelle setzt beispielsweise der GBS AppDesigner an.

Einen guten Überblick zum Thema gibt übrigens das kostenlose Tutorial „BPMN 2.0 – Kompakte Einführung in die BPMN 2.0“ von Dr. Manuel Götz.