Vom richtigen Umgang mit sozialen Netzwerken

Social Media Guidelines: Unverzichtbare Orientierungshilfen

Mitarbeiter wollen einbezogen werden

Unternehmen haben mittlerweile das Potenzial von Social Networking erkannt. Dies gilt jedoch nicht nur für Abteilungen, in denen externe Kommunikation im Alltag fest verankert ist. Vielmehr ändert sich die Unternehmenskommunikation insgesamt. Um Social Media jedoch firmenintern erfolgreich und nachhaltig einzuführen, bedarf es nicht nur der richtigen Technik. Vorrangig steht der Mitarbeiter im Mittelpunkt, der einbezogen werden will und Interesse daran hat, die neuen Medien sinnvoll zu nutzen. Als das Internet noch kein Massenmedium war, wurden Verhaltensregeln in der „Netiquette“ festgelegt. Diese sind selten geworden, jedoch wichtiger denn je. Denn falls Mitarbeiter im Netz zu freizügig sind, müssen Firmen um ihren guten Ruf fürchten.

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter

Die Abgrenzung zwischen Tatsache, persönlicher Meinung und schädigender Aussage ist nicht immer einfach. Social Media Guidelines können Mitarbeiter für die Kommunikation im Netz sensibilisieren. Sie sollen nicht als Verbot, sondern als Ermunterung dienen. Einerseits leisten sie im Stile eines Ratgebers Hilfestellung. Andererseits geben sie eindeutige und vor allem rechtlich verbindliche Anweisungen, die sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter schützen.

Guidelines sind Leitlinien, nicht mehr aber auch nicht weniger. Vor allem sind sie nicht in Stein gemeißelt – sie sollen leben, wachsen und sich den Veränderungen anpassen.

Nicht in Stein gemeißelt – aber unverzichtbar

Im Folgenden wollen wir Ihnen einen Überblick verschaffen, welche Themen in Ihren Social Media Vereinbarungen trotzdem keinesfalls fehlen dürfen. Ihre Mitarbeiter erhalten damit einen sicheren Rahmen, offen und selbstbewusst im Web 2.0 zu kommunizieren.

• Achten Sie die Gesetze

Wie im normalen Leben, ist das Internet kein rechtsfreier Raum. Auch hier gelten Gesetze, an die sie sich halten sollten. Zusätzlich können auch individuelle Geheimhaltungsverpflichtungen oder Betriebsvereinbarungen Anwendung finden.

• Legen Sie Ihre Quellen offen

Respektieren Sie im Web Urheber- und Persönlichkeitsrechte, allgemeine Kennzeichnungsvorschriften sowie Datenschutzgesetze. Bei Fotoveröffentlichungen achten Sie darauf, dass Sie vorab die Einwilligung der Abgebildeten einholen. Wenn Sie andere zitieren – was durchaus wünschenswert ist – sollten Sie immer zur Quelle verlinken.

• Handeln Sie überlegt

Als Mitarbeiter eines Unternehmens erfahren Sie viele Dinge. Etwa neue Geschäftsideen, Produktausrichtungen, noch nicht unterzeichnete Verträge oder Arbeitsvereinbarungen. Solche vertraulichen Informationen haben außerhalb des Unternehmens nichts verloren. Auch wenn die leichte Bedienbarkeit von Social Media dazu verleitet. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und dürfen Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse keinesfalls weitergeben.

• Setzen Sie den Handlungsspielraum fest

Stellen Sie klar, welche Mitarbeiter Social Media zu geschäftlichen Zwecken nutzen dürfen, am besten noch in welchem Umfang/Ausmaß und was eine geschäftliche Nutzung bedeutet. Auch Social Media Aktivitäten während der Arbeitszeit sollten geregelt sein.

• Seien Sie authentisch

Geben Sie bei Kommentaren über Ihr Unternehmen Ihren vollen Namen und gegebenenfalls Funktion an. Bleiben Sie authentisch, sprechen Sie vor allem für sich selbst und dies in der 1. Person. Dadurch wird deutlich, dass Sie Ihre eigene Meinung äußern.

• Schützen Sie Ihre Daten

Schützen Sie Ihre Daten und Informationen und beachten Sie, dass Berufliches und Privates im Web zunehmend „Eins“ werden. Alle können Ihre Einträge sehen: Kunden, Geschäftspartner, Kollegen, Vorgesetzte. Kommunizieren Sie Tatsachen und schreiben Sie nur über Themen, mit denen Sie sich auskennen.

• Reagieren Sie höflich

Höflichkeit und Professionalität sind auch im Netz eine Selbstverständlichkeit. Bloggen, posten, chatten Sie deshalb keinen Frust oder Unüberlegtes an die Öffentlichkeit. Vermeiden Sie virtuelle Streitigkeiten, denn Social Media ist vergleichbar mit einer direkten Unterhaltung, „face to face“.

• Korrigieren Sie eigene Fehler

Das Netz vergisst nichts! Deshalb empfiehlt es sich, schon einmal veröffentlichte Inhalte in sozialen Netzwerken nicht zu löschen. Falls Ihnen ein Irrtum unterlaufen ist, nehmen Sie dazu Stellung, indem Sie den Ursprungseintrag kommentieren. Im Falle von öffentlicher Kritik oder sogenannten „Shitstorms“, ist rasche, kompetente Reaktion besonders wichtig. um möglichen negativen Auswirkungen auf das Image Ihres Unternehmens entgegen zu wirken.

• Bleiben Sie engagiert

Nichts ist schlimmer als ein veralteter Social Media-Auftritt oder ein nicht mehr aktueller Blog – bewahren Sie Ausdauer und halten Sie deshalb alle Social Media Kanäle auf dem neuesten Stand.

Fazit

Über kurz oder lang steht jedes Unternehmen vor der Aufgabe, für sich und seine Mitarbeiter verbindliche Social Media Leitlinien zu entwickeln, jedoch immer im Blick: Die Anregungen derjenigen, denen sie letztlich helfen sollen.

Für den Erfolg und die Akzeptanz solcher Plattformen ist eine offene Unternehmenskultur ein wichtiger Punkt. Denn die Etablierung von Social Media in Unternehmen geht unweigerlich mit einer hohen Eigenverantwortung der Mitarbeiter einher. Auch GBS nutzt eine Reihe von sozialen Netzwerken und Plattformen. Über facebook, twitter, Xing, Youtube und auch in diesem Blog teilen wir regelmäßig Informationen über unsere Lösungen, Veranstaltungen, Job-Angebote oder besonderen Aktionen und geben Einblick in unser Unternehmen. Vor nunmehr einem Jahr haben wir ebenfalls einen Social Media Leitfaden formuliert, tragen damit den neuen Medien Rechnung und unterstützen die Lust der Mitarbeiter an der verantwortungsvollen Kommunikation im Netz.

Abonnieren Sie den GBS Newsletter und erhalten Sie neue Artikel sofort in Ihre Mailbox!