SharePoint Workflow: Unzufriedene Anwender
SharePoint – Eine strategische Geschäftsplattform
Seit der Einführung des ersten SharePoint Portal Servers sind 16 Jahre vergangen und seit 2001 hat das Produkt eine Wandlung vollzogen: Gestartet als Rüstzeug für die dokumentenbasierte Teamarbeit über ein Tool für Social Business Collaboration bis hin zur Plattform für Workflows und Prozessmanagement hat sich der Schwerpunkt immer wieder verlagert. Für Letzteres liefert Microsoft mit den integrierten SharePoint Workflow-Erweiterungen seit SharePoint 2007 das notwendige Werkzeug.
Dennoch sind die Möglichkeiten dieses Werkzeugs bis heute sehr limitiert, so dass viele Unternehmen entweder eigene Erweiterungen programmieren oder sich im wachsenden Markt an Workflow- und Prozess-Tools nach professionellen Alternativen umsehen. Aber welche Bedürfnisse haben Anwender dabei? Welche Erwartungen stellen sie an die Hersteller? Welche Chancen ergeben sich dabei sowohl für etablierte Anbieter als auch für neue?
Um Antworten auf diese Fragen zu finden, haben wir gemeinsam mit Prof. Dr. Arno Hitzges von der Hochschule der Medien in Stuttgart, und Wolfgang Miedl vom Fachportal SharePoint 360.de eine Studie aufgesetzt.
Als empirische Grundlage für unsere SharePoint Studie Workflow Spezial 2017 dient eine Anwenderbefragung, die von März bis April 2017 durchgeführt wurde. Insgesamt haben sich daran rund 150 Vertreter aus Unternehmen im deutschsprachigen Raum beteiligt. Die meisten von ihnen waren Entscheider aus den Bereichen IT, Marketing und Geschäftsführung. Der Großteil, nämlich 39 Prozent, ist im Industriesektor heimisch, 10 Prozent gehören dem Handel an und 8 Prozent sind im Bereich öffentliche Einrichtungen angesiedelt. Der Rest verteilt sich weitgehend sich auf die Branchen Dienstleistung, Banken und Versicherungen, Verkehr und Logistik sowie Telekommunikation.
Die Office 365-Cloud ist im Kommen
Microsoft macht Fortschritte, was den Einsatz von Office 365 mit der enthaltenen Kernkomponente SharePoint Online betrifft. 29 Prozent setzen bereits die Cloud-Suite in irgendeiner Form ein. Bei einer ähnlichen Befragung im vergangenen Jahr waren es noch 13 Prozent. Dennoch setzt mit 64 Prozent noch immer ein Großteil der Anwendungsunternehmen auf den Betrieb im eigenen Unternehmen (SharePoint On-Premise).
Der „typische“ Office 365-Nutzer arbeitet übrigens in kleineren Unternehmen: 34 Prozent der Office 365-Nutzer sind in Unternehmen mit einer Größe zwischen 1 und 200 Mitarbeitern angesiedelt.
Fachbereiche bilden Prozesse in SharePoint ab
Workflows und die damit einhergehende Automatisierung von Geschäftsprozessen genießen in Unternehmen einen sehr hohen Stellenwert. Tatsächlich gaben 56 Prozent der Befragten an, SharePoint Workflow Lösungen im Bereich Workflow-Management bereits zu nutzen, weitere 26 Prozent der Befragten planen dies in der Zukunft. Auffällig ist, dass der IT-Fokus zusehends schwindet und der Nutzung von SharePoint in Fachabteilungen Platz macht. Insbesondere breitet sich SharePoint in den Bereichen Vertrieb (36 Prozent), Einkauf (36 Prozent) und Marketing (33 Prozent) aus.
Datenquelle Drittsysteme
Nun müssen all die Daten, die für die verschiedensten Workflows im Unternehmen bereitgestellt werden, irgendwo herkommen. Unsere Studie deckt dabei auf, dass 34 Prozent der Unternehmen eine Anbindung an externe Drittsysteme benötigen. Die Daten stammen dabei überwiegend aus SAP-Systemen, gefolgt von allgemeinen ERP- und CRM-Anwendungen. Ein weiteres Drittel der Befragten verwendet übrigens ausschließlich Daten, die innerhalb von SharePoint zur Verfügung stehen.
Viel Luft nach oben bei Drittanbieter-Lösungen
Soweit so gut: Die meisten Unternehmen setzen also auf Drittanbieter-Lösungen. Was jedoch die Zufriedenheit mit diesen angeht, sieht es gar nicht rosig aus: Gerade einmal sechs Prozent sind sehr zufrieden mit den derzeit eingesetzten Lösungen. Der Großteil, nämlich 52 Prozent, ist eher mäßig zufrieden bis unzufrieden. Im Markt für Workflow-Lösungen ist also noch deutlich „Luft nach oben“.
Unzufriedenheit mit den von SharePoint bereitgestellten Funktionalitäten
Da drängt sich doch gleich auch die Frage nach der Zufriedenheit mit den standardmäßig verfügbaren Funktionen in Microsoft SharePoint auf. Die Antwort darauf fällt mehr als deutlich aus: 58 Prozent der befragten Anwender sind nicht oder nur teilweise zufrieden mit den Microsoft-eigenen Möglichkeiten.
Wir haben uns daraufhin den Einsatz von Workflow-Tool detaillierter angeschaut und stellen fest, dass mehr als zwei Drittel (71 Prozent) der Anwender eine zusätzliche Software verwenden. Von ihnen begnügen sich 32 Prozent mit den von Microsoft gelieferten Funktionen und fast die Hälfte – 49 Prozent – setzt für die Entwicklung von SharePoint Workflow lieber auf Drittanbieter-Lösungen.
Ganz offensichtlich steht der hohe Einsatzgrad an externen Workflow-Tools auch in Zusammenhang mit der oftmals schwierigen Ressourcen-Situation im Personalbereich: Gut 80 Prozent der Unternehmen setzen weniger als fünf Mitarbeiter im SharePoint-Umfeld ein.
Unternehmen wollen im Bereich Workflow investieren
Dass genügend Potenzial sowohl für etablierte Anbieter als auch innovative Newcomer vorhanden ist, beweist schon die vorhandene Investitionsbereitschaft im Bereich Workflow: 20 Prozent der bereits bestehenden Anwender wollen in den nächsten 12 Monaten mehr als 50.000 Euro im Bereich Workflows investieren. Der überwiegende Teil, 75 Prozent, will bis zu 50.000 Euro in die Hand nehmen.
Berücksichtigt man die Tatsache, dass in letzter Zeit einige neue Anbieter mit innovativen Produkten im Marktsegment Workflow-Tools auftreten, steht ein spannender Wettbewerb bevor. Anwender können dabei eigentlich nur gewinnen: Im wachsenden Produktfeld steigt die Auswahl, und der steigende Wettbewerb wird auch die Marktführer zu mehr Innovation und Produktpflege motivieren.
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Die Herausforderungen, die im Bereich SharePoint-basierender Workflow-Lösungen existieren, sind im Rahmen der Studie deutlich zutage getreten. So hält sich insbesondere die Zufriedenheit der Anwender mit integrierten Funktionen in Grenzen. Gleichzeitig macht die vorliegende Studie auch deutlich, dass die Unternehmen mit allen momentan gängigen Anwendungen, also auch den Zusatz-Tools von Drittanbietern, Probleme haben und bei den Zufriedenheitswerten insgesamt noch viel Luft nach oben besteht.
Nichtsdestotrotz sind SharePoint Workflow Lösungen auf der SharePoint-Plattform auf dem Vormarsch. Die enorme Verbreitung als Unternehmens- oder Abteilungsportal dürfte in vielen Firmen den Ausschlag geben, auch Workflows darüber abzubilden.
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