Papierloses Büro: Abschied von einem Traum?

Wie funktioniert eigentlich papierloses Büro?

Papierlose Träume

Das papierlose Büro ist kein neuer Trend, nicht einmal der neueste Hype. Der Traum ist mittlerweile schon 40 Jahre alt und immer noch nicht ausgeträumt. Oder haben Sie Ablagekörbe und Aktenordner schon aus Ihrem Büro verbannt?

Düstere Prophezeiungen – und die Realität

1975 wurde prognostiziert, dass die Einführung von Computern und elektronischer Datenverarbeitung das bedruckte Papier irgendwann aus der Arbeitswelt verbannen wird.

12 Jahre später – von flächendeckenden PC-Systemen oder Büroanwendungen war noch keine Rede – prophezeite die „Computerwoche“ 1987 mit Blick auf die Papierbranche: „Die goldenen Zeiten kommen erst noch.“ Und dabei stand der Durchbruch der in den 1980er Jahren begonnenen Computerisierung in den nächsten Jahren erst noch bevor: Mit Microsoft Windows, der E-Mail und dem Internet war das Büro ohne Papierberge plötzlich zum Greifen nah.

Seitdem hat sich tatsächlich viel getan: Wir nutzen E-Mail, Digitalfax und Smartphone-Apps, mit deren Hilfe Dokumente gescannt werden können. Wir archivieren in modernen Dokumenten-Management-Systemen. DMS-Dienste aus der Cloud bieten die Möglichkeit, digitale Unterlagen dank Browser oder App jederzeit und überall parat zu haben und zu teilen. Social Intranets, Online-Collaboration-Plattformen und Filesharing-Dienste tragen dazu bei, papierloses Büro arbeitsalltagstauglich zu machen und die Papierflut zu dämmen.

Ist der Traum ausgeträumt?

Und trotzdem: Der Papierverbrauch hat sich kein bisschen verringert. Ganz im Gegenteil: Er ist heute in einem durchschnittlichen Büro höher als noch vor der Einführung des PCs. Nach Berechnung des Natural Resources Defense Council (NRDC) verbraucht die Weltbevölkerung jährlich 9,5 Billionen Blatt Papier. Ein durchschnittlicher Büroangestellter verbraucht damit gute 10.000 Blatt Papier pro Jahr. Einer Umfrage des Social-Intranet-Anbieters Viadesk zufolge, wird auch in deutschen Firmen gedruckt, was die Hardware hergibt: Durchschnittlich 25 Seiten pro Person und Tag. Das entspricht einem Papierverbrauch von 0,68 Bäumen pro Person und Jahr.

Papier: Posten in der Unternehmensbilanz

Der Großteil dieses Papierberges dient dabei nicht einmal der Archivierung, sondern der täglichen Kommunikation: 45 Prozent der Papierdokumente werden binnen 24 Stunden wieder vernichtet. Das ist nicht nur eine gigantische Verschwendung von Ressourcen, sondern auch ein beachtlicher Posten in der Unternehmensbilanz: 16 Euro jährlich verursacht die Ablage eines einzelnen Papierdokuments, hat der Verband AIIM International errechnet. Erstaunlich ist, wie viele Exemplare eines jeden Dokuments durchschnittlich abgelegt werden: Ganze 19 Stück – und in 20 Prozent der Fälle auch noch falsch. Das Suchen kostet je Dokument weitere 98 Euro. Nachzulesen ist das Ganze in der Studie mit dem klangvollen Namen: „Paper Wars 2014 – Update from the Battlefield“.

Berufliche Daten mobil immer mit dabei

Das papierlose Büro ist also 2015 offenbar immer noch ein Traum. Das allerdings verwundert: Nach der Smart Worker Umfrage 15 sind moderne, mobile Endgeräte inzwischen fest im Berufsalltag integriert. 59 Prozent der befragten Berufstätigen nutzen geschäftlich ein Smartphone, ebenfalls 59 Prozent ein Notebook und 30 Prozent ein Tablet. Berufliche Daten sind also grundsätzlich mobil verfügbar, auch wenn sich dies vor allem auf Basisdienste wie E-Mail und Kalender bezieht. Und trotzdem druckten 45 Prozent der Befragten immer noch so viel wie in 2014, 23 Prozent sogar mehr als im Vorjahr. Nur 27 Prozent der Büro-Anwender drucken weniger im Vergleich zu 2014.

Warum sich papierloses Büro noch nicht durchgesetzt hat

Digitalisierung bzw. digitale Arbeitsprozesse helfen doch eigentlich dabei die Arbeitszeit effizient und produktiv zu gestalten und sparen obendrein auch noch Zeit und Geld. Warum also können wir nicht vom Papier im Allgemeinen lassen und vom Drucken im Besonderen? Smart Worker hat genau diese Frage Büroangestellten gestellt. 58 Prozent der Befragten gaben dabei an, dass immer mehr Dokumente bearbeitet werden müssen. Um bei steigender Informationsflut nicht die Übersicht zu verlieren, greifen viele Wissensarbeiter wieder auf das gute alte Medium Papier als Datenträger zurück.

Wie es scheint, mögen Menschen Papier. Papier ist geduldig. Es entschleunigt in einer schnelllebigen Arbeitswelt, es kann nicht binnen Sekunden einmal um die ganze Welt verschickt werden. Man kann es mit Notizen bekritzeln, zerreißen, zerknüllen und wieder glätten. Hinzu kommt die grundsätzliche Problematik, dass zwar immer mehr Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten ausgestattet werden und darüber auf bestimmte Basisinformationen zugreifen können, hierbei aber meistens die unternehmensindividuellen Anwendungen und Geschäftsprozesse außen vor bleiben.

Der Wandel beginnt in der Unternehmenskultur

Wer Papier aus dem Büro verbannen will, muss umdenken. Ein Hinweis, eingebettet in den E-Mail-Footer, die Website oder in ein digitales Dokument, der uns zum Nachdenken vor jedem Ausdruck anhalten soll, reicht dabei nicht aus. Ein Erfolgsrezept für die digitale Transformation sind dagegen agile Verfahren und digital organisierte Workflows der IT-Branche. Entscheidend ist dabei jedoch die Integration der relevanten Informationen und Prozesse in die vorhandenen digitalen Arbeitsumgebungen und die Welt der mobilen Endgeräte.

Lösungen für die digitale Transformation

Die Digitalisierung ist in vollem Gange. Viele CIOs stehen in diesem Jahr vor der Herausforderung, alte IT-Plattformen durch neue agilere und flexiblere zu ersetzen, die Innovationen und Geschäftsprozesse besser unterstützen. Social Business & Collaboration, Cloud und Mobile Computing geben dabei den Takt vor – und moderne Geschäftsanwendungen können mit ihnen kombiniert werden. Wir bei GBS beschleunigen mit konkreten Anwendungsszenarien die digitale Transformation.

Mit dem GBS AppDesigner besteht die Möglichkeit, Abläufe effizienter zu gestalten, manuelle Vorgänge zu digitalisieren und damit die Papierflut einzudämmen. Urlaubsanträge, Personalbeurteilung, Rechnungsverwaltung und Beschaffungsanträge sind nur einige Einsatzbeispiele des GBS AppDesigner. Intuitive Designwerkzeuge ermöglichen es, dass selbst Fachanwender ohne Programmierkenntnisse in wenigen, einfachen Schritten selbständig individuelle Geschäftsanwendungen erstellen können, die anschließend direkt auf Mobilgeräten genutzt werden können. Damit werden bisher papiergetriebene Prozesse plötzlich digital. Und das ohne großen Entwicklungsaufwand.

Mit dem GBS Meeting Manager steht beispielsweise eine Webanwendung zur Verfügung, die professionelles Meeting Management zum Kinderspiel macht. Die mit dem GBS AppDesigner erstellte Webanwendung unterstützt Mitarbeiter in allen Meeting-Phasen von der Vorbereitung, Themensammlung und Einladung über die Durchführung bis zur Protokollierung mit strukturierten digitalen Abläufen und intuitiver Bedienung. Damit gehört das alte Papierprotokoll endgültig der Vergangenheit an!

Mensch bleibt Schlüsselfigur

Ohne eine Unternehmenskultur, die den Chancen des digitalen Wandels offen gegenübersteht, können sich solche Impulse, wie papierloses Büro, jedoch nicht etablieren. Dass noch viele Unternehmen diesen ersten Schritt nicht wagen – oder ihn sogar bewusst vermeiden – zeigt eines deutlich: Der Faktor Mensch bleibt die Schlüsselfigur, seien die (technologischen) Fakten noch so klar. Der digitale Wandel beginnt im Kopf.

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