Müssen wir unseren Umgang mit E-Mails verändern?

Verlieren wir den Überblick?

Kommunizieren war noch nie so einfach und schnell wie heute: E-Mail, soziale Netzwerke, Dropbox und Messenger-Dienste prägen den heutigen Arbeitsalltag. Gerade E-Mails sind praktisch und erfreuen sich ungebrochener Beliebtheit: Dokumente lassen sich einfach intern oder unternehmensübergreifend versenden, Fragen schnell klären und das Projektteam über den aktuellen Status rasch informieren. Doch ganz ehrlich: Wer liest noch jede E-Mails bis zum Schluss? Und wissen Sie, in welcher E-Mail ein bestimmter Dateianhang steckt? Und welcher Dateianhang ist der aktuellste, wenn man 15 verschiedene Fassungen des selben Dokuments hat?

Sie haben eine neue E-Mail

E-Mail Flut im Posteingang

Im Schnitt 20 geschäftsrelevante E-Mails erreichen uns jeden Tag. Hinzu kommen Benachrichtigungen von Social Media Accounts, E-Mail Newsletter, Sales Promotions und Spam. Bis zu 60mal täglich macht es „Ping“ im Posteingang: Sie haben eine neue E-Mail. Zieht man die überflüssigen und unwichtigen E-Mails ab, beschäftigen sich Mitarbeiter immer noch rund 60 unproduktive Minuten täglich allein mit ihren E-Mails. So haben wir uns die moderne Arbeitswelt sicher nicht vorgestellt!?

Wunsch und Wirklichkeit

Genau 30 Jahre nachdem in Deutschland die erste E-Mail empfangen wurde, hat sich im Handling von eingehenden E-Mails in drei Jahrzehnten kaum etwas geändert: Alle eingehenden Mails landen im Posteingang, werden dort bearbeitet und händisch in ein Ordnersystem einsortiert. Werden die Informationen wieder gebraucht, heißt es: Suchen. Ryan Anderson, Mitarbeiter bei Atlassian, schreibt dazu im Unternehmensblog, dass Anwender ganze neun Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen in ihren Postfächern und Mail-Ordnern verbringen!

Neue Wege gehen

Das unsere bisherige Arbeitsweise angesichts der steigenden Mail-Flut langsam aber sicher an ihre Grenzen kommt, ist unbestritten. Gefragt sind neue Sichtweisen im Umgang mit dem Medium E-Mail. GBS widmet sich seit mehr als 20 Jahren diesem Thema und wir sehen zahlreiche interessante Ansätze, der E-Mail-Schwemme Einhalt zu gebieten. Neben der Kanalisierung, also z.B. der automatischen Klassifizierung und Verteilung von E-Mails, und granularen Steuerung, Stichwort Work-Life-Balance, spielt die Kopplung mit neuen Kommunikationsformen eine maßgebliche Rolle.

Die aufkommenden Social Business Systeme sind dabei ein spannender Weg. Das heißt, nicht mehr jede Information in einer E-Mail zu versenden, sondern Systeme wie IBM Connections oder Microsoft SharePoint als zentrale Ablage zu nutzen. Mit iQ.Suite Connect gehen wir bereits erste Schritte in diese Richtung: E-Mail-Anhänge werden automatisch bei Versand in der Social Business Plattform abgelegt und der Empfänger erhält einen Link auf diese Ablage. Das Ergebnis ist klar: weniger E-Mail Ping-Pong und ein zentraler Zugriff auf stets aktuelle Datei-Inhalte.

Doch spinnen wir diesen Gedanken weiter: Wie einfach wäre es, könnte der E-Mail Client selbst anhand von Schlagworten eingehende E-Mails priorisieren, wegsortieren und anhand einer intelligenten Suchfunktion Informationen schnell und zuverlässig wiederfinden. Und das Ganze bitteschön noch in Verbindung mit Benachrichtigungen und Dokumenten aus anderen, angeschlossenen Systemen.

Mit Mail Next will IBM genau diesen Schritt jetzt machen. Das neue Web-Dashboard kombiniert Informationen zu E-Mail, Kalender, soziale Medien und anstehenden Aufgaben mit dem Ziel, die für den Moment wichtigsten E-Mails anzuzeigen. Im Mittelpunkt von IBM Mail Next steht also Produktivität und nicht länger der Posteingang. Eine Suchfunktion erleichtert das schnelle Finden von Informationen in der Inbox, den gesendeten E-Mails und in Archiven. E-Mails lassen sich nach Kommunikationspartner oder einem bestimmten Workflow sortieren.

Die Oberfläche von Mail Next erinnert dabei übrigens an die sozialer Netzwerke: übersichtlich, flexibel und modern. Im Vordergrund steht dabei auch das persönliche Netzwerk. Informationen über den Mail-Partner vereinfachen die firmeninterne Kommunikation: Ein Klick auf die jeweilige Person genügt, um den gesamten Kommunikationsverlauf mit ihr anzuzeigen.

Ausblick

E-Mail dominiert den Arbeitsalltag und soziale Netzwerke finden zunehmend ihren Weg in Unternehmen. Wir kommunizieren künftig nicht nur mehr und schneller, sondern effizienter. Zeit sparen wir, wenn es gelingt, Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie ihre Zeit verbringen: bei der täglichen Arbeit mit E-Mails und dem Einsatz von Plattformen wie IBM Connections und Microsoft SharePoint. Wenn beide Instrumente kombiniert und integriert eingesetzt werden, wird die aktive Arbeitsunterstützung im modernen Kommunikationszeitalter möglich.