Konzentrationskiller E-Mail: Es geht auch anders

Verschwenden Sie keine Arbeitsproduktivität

Always under fire?

15 Minuten, so lange dauert es im Durchschnitt, bis Angestellte sich nach einer E-Mail, einem Anruf oder einer Chat-Nachricht wieder voll und ganz auf ihre ursprüngliche Aufgabe konzentrieren können. Das zumindest ergab eine Untersuchung von Eric Horvitz, Managing Director bei Microsoft Research, im eigenen Konzern.

Sie haben Post: 21 Arbeitsunterbrechungen

Im Durchschnitt erhält jeder Mitarbeiter 21 geschäftsrelevante E-Mails täglich – von Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern. Newsletter, Werbung und „echter Spam“ nicht eingerechnet. 21 Mails – das klingt erst einmal wenig. Wer aber jedes Mal sofort seine Arbeit unterbricht, um eine neue Nachricht zu lesen und eventuell sogar gleich zu beantworten, lässt seine Arbeit damit 21 Mal am Tag liegen. Produktivität sieht anders aus.

E-Mails lenken ab und verursachen Stress

Übrigens: Die ständigen Mails lenken nicht nur ab, sie verursachen auch Stress. Wissenschaftler der University of California und der US-Armee haben im Rahmen eines Experiments Angestellte einfach einmal von ihrem Mail-Account abgeschnitten. Das Ergebnis: Sie arbeiteten fokussierter und produktiver. Und sogar die Herzfrequenz war natürlicher, was auf weniger Stress hinweist.

Unsere 5 Top-Tipps für E-Mail-Produktivität

Okay, E-Mails gehören zum Arbeitsalltag, den Mail-Account mal eben abschalten funktioniert in der Praxis so einfach sicherlich nicht. Aber mit ein paar simplen Tricks und Maßnahmen bekommen Sie Ihre E-Mail-Flut ganz sicher in den Griff. Hier sind unsere Tipps für mehr E-Mail-Produktivität:

• Kurze E-Mails mit klarem Betreff

Sagen Sie, was Sache ist. Aber fassen Sie sich kurz dabei: Eine klare Betreffzeile sollte gleich den Inhalt der Nachricht bzw. das Thema kurz umreißen. Wenn eine Deadline mit der E-Mail bzw. einer Aufgabe verbunden ist, schreiben Sie auch diese gleich in den Betreff. So kann der Empfänger schnell entscheiden, in welchem Kontext die Mail steht und kann sie leichter abarbeiten. Nebenbei hilft der Betreff übrigens auch beim schnelleren Wiederfinden der E-Mail.
Übrigens: Nichts nervt den Empfänger einer E-Mail mehr, als einen Haufen Informationen zu bekommen, ohne aber zu wissen, was er damit eigentlich machen soll. Denken Sie auch daran, dass sich der Umgang mit E-Mails verändert hat, seit es Smartphone & Co. gibt. Die Zeiten, in denen Nachrichten ausschließlich am Desktop-Arbeitsplatz geschrieben und gelesen wurden, sind vorbei. Auf mobilen Geräten muss man ewig scrollen, will man lange Mails lesen – das strengt an. Ohnehin schrecken lange E-Mails ab und vermutlich wird es länger dauern, bis eine Antwort kommt.

• Weniger CC- und BCC-Empfänger

Weniger ist auch beim mailen mehr: Gehen Sie sparsam um mit cc/bcc-Empfängern und versenden Sie die Kopien nur, wenn es notwendig ist. Die Kopie dient lediglich dazu, den Empfänger über einen Sachverhalt zu informieren, ohne dass eine konkrete Handlung erwartet wird. Überlegen Sie also, ob der Empfänger die Information wirklich braucht. Ansonsten führt es nur zu Abstimmungsproblemen und ist unnötiger virtueller Papierkram.

• Work-Life-Balance

Sie müssen nicht auf jede E-Mail sofort reagieren. Weder tagsüber – dazu mehr im nächsten Punkt – und schon gar nicht nach Feierabend oder im Urlaub. Trennen Sie Arbeit und Privatleben und gönnen Sie sich Ihre Erholungsphase. In der Praxis gibt es verschiedene Ansätze Work-Life-Balance, den Einklang von Beruf und Privatem, zu realisieren: Von der E-Mail-Löschung im Urlaub über das Abstellen der Mail-Server über Nacht bis hin zu technischen Lösungen, wie wir sie mit einem ausgeklügelten Abwesenheitsmanagement unserer iQ.Suite verfolgen.

• In festen Abständen den Posteingang prüfen

Checken Sie Ihre E-Mails nicht alle 5 Minuten und deaktivieren Sie akustische sowie optische Signale über den Eingang einer neuen Mail. Rufen Sie Ihre E-Mails stattdessen bewusst ab, beispielsweise morgens, mittags und noch einmal eine Stunde vor Feierabend. Nehmen Sie sich dann gleich die Zeit, sich ausschließlich um die Bearbeitung der E-Mails zu kümmern und widmen sich dann wieder Ihrer regulären Arbeit. Wer es wirklich eilig hat oder nur eine Info vom Kollegen braucht um mit seiner Arbeit weiterzukommen, der ruft ohnehin an!

• Weniger E-Mail Ping-Pong

E-Mails sind nicht geeignet, um Konversation zu führen. Oftmals lassen sich Sachverhalte über Social Business Systeme, interne Communities oder Chat-Lösungen viel schneller klären. Spätestens wenn eine Antwortmail auf die nächste folgt und ein nicht enden wollender E-Mail-Fluss entsteht, sollten Sie sich fragen, ob der Griff zum Telefonhörer nicht der bessere Weg ist.

Fazit

Die E-Mail ist ein etabliertes Kommunikationstool in vielen Geschäftsprozessen. Damit die E-Mail nicht zum Produktivitätskiller wird, legen Sie klare Regeln im Umgang mit der elektronischen Post fest – und halten Sie sich auch daran!