E-Mail-Management wirtschaftlich und effizient optimieren
Eine moderne E-Mail-Management-Lösung schafft den Spagat zwischen Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Benutzerfreundlichkeit
109 Milliarden geschäftliche E-Mails werden täglich weltweit gesendet und empfangen, Tendenz steigend. Ihre Inhalte sind hochsensible und vertrauliche Geschäftsdaten. Gleichzeitig wächst die Bedrohungslage durch Cybercrime und Wirtschaftsspionage stetig: E-Mails sind für Cyberkriminelle eines der beliebtesten Einfallstore geworden, um Viren, Trojaner und andere Schadsoftware in Unternehmen einzuschleusen.
Tatsächlich sind Trojaner-Attacken und Phishing-Angriffe an der Tagesordnung. Einige Beispiele aus dem letzten Monat gefällig? Im Juni brachten Kriminelle gefälschte Media Markt E-Mails in Umlauf. Unter dem Namen der Elektronik-Fachmarktkette versendeten sie mit Schadsoftware präparierte Rechnungen. Wer die öffnet, fängt sich einen Erpresser-Trojaner ein. Und auch der neueste Banking-Trojaner kommt im Juni per E-Mail: Kriminelle tarnen ihre Attacken auf Konten von Sparkassen-Kunden als Mitteilungen über vermeintliche Fehlüberweisung vom Finanzamt. Per E-Mail werden sie aufgefordert, eine Rückbuchung durchzuführen – nur landet das Geld statt bei der Steuerbehörde auf dem Konto der Betrüger. Und gerade erst haben wir uns vom Verschlüsselungstrojaner Locky erholt, da warnt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik dieser Tage auch schon vor einer neuen Variante des Erpressungs-Trojaners. Sein Name: Bart. Wie sein Vorgänger kommt auch Bart über Dateianhänge in gefälschten E-Mails. Und wie Locky verschlüsselt auch Bart – allerdings packt dieser die Dateien seiner Opfer in passwortgeschützte ZIP-Archive. Freigegeben werden die, wenn überhaupt, erst nach Zahlung eines Lösegeldes.
Allein die Beispiele zeigen: Um Know-how und Geschäftsdaten effizient zu schützen, genügen standardmäßiger Viren- und Spamschutz sowie eine Sensibilisierung von Mitarbeitern nicht. Immer komplexer werdende Angriffsmethoden erfordern weiterreichende Schutzmaßnahmen. Und diese müssen Teilbereiche wie Data Leakage Prevention, E-Mail-Verschlüsselung sowie Haftungsausschluss einschließen. Gleichzeitig ist die E-Mail als beliebtes Kommunikationsmedium aber auch Umschlag- und Speicherplatz für Informationen. Eine E-Mail-Management-Lösung wird sich deshalb im täglichen Betrieb nur behaupten, wenn Mitarbeiter nicht mit technischen Aspekten von Sicherheit, rechtlichen Fragen der Archivierung und Produktivität belastet werden. Eine E-Mail-Management-Lösung muss den Spagat schaffen zwischen Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Benutzerfreundlichkeit.
Ein Klick auf den unten stehenden Ausschnitt führt zu der vollständigen Infografik.
5 Merkmale, an denen Sie eine effiziente E-Mail-Management-Lösung erkennen
1. Einfache Integration von E-Mails in Geschäftsprozesse
E-Mails sind Umschlag- und Speicherplatz für Informationen. Damit sie im Geschäftsablauf voll nutzbar sind, dürfen sie nicht in persönlichen Postfächern abgelegt werden. Stattdessen muss die interne Kommunikation und externe Korrespondenz, samt möglicher Anhänge, schnell und einfach unternehmensweit passend zum jeweiligen Geschäftsvorgang und -kontext zur Verfügung gestellt und archiviert werden.
Eine effiziente E-Mail-Management-Lösung erlaubt deshalb, beliebige E-Mail-Inhalte inklusive ihrer Anhänge automatisch in moderne Social Business Plattformen und Collaboration Systeme wie IBM Connections und Microsoft SharePoint zu transferieren, um diese dort im Rahmen einer zentralen Ablage Mitarbeitern verfügbar zu machen. Problemlos realisierbar sollte außerdem auch die Integration in CRM-, ERP- und DMS-Systemen sein.
2. Intuitive Bedienung & flexible Einstellungsmöglichkeiten
Im Fokus einer effizienten Lösung steht das zentrale Management der gesamten E-Mail-Kommunikation – und zwar ohne Interaktion der Endanwender. Ganz gleich, ob E-Mail-Verschlüsselung, Archivierung oder gefilterte E-Mails: Die Oberfläche muss intuitiv bedienbar sein, der Anwender überall und jederzeit Zugriff auf die wichtigsten E-Mail Funktionen haben können. Persönliche Anpassungen und Einstellungen sollten einfach und flexibel umsetzbar sein. Dazu gehören beispielsweise das Management von Quarantänen, die Definition individueller Black- und Whitelists, persönliches Abwesenheitsmanagement sowie eine Browser- und Clientintegration.
Gleichzeitig verlangt die zunehmende E-Mail-Flut aber auch nach cleveren Technologien, die den Anwender entlasten. Damit Mitarbeiter in ihrer arbeitsfreien Zeit abschalten können, sollte eine E-Mail-Management-Lösung dabei unterstützen, die E-Mail-Flut zu kanalisieren und die Work-Life-Balance ins Gleichgewicht zu bringen. Denkbar wäre ein ausgeklügeltes Abwesenheitsmanagement und zeitgesteuertes Regelwerk, das eingehende E-Mails außerhalb der Arbeitszeiten automatisch zurückhält und erst am nächsten Arbeitstag an die Mitarbeiter zugestellt.
3. Effizienter Schutz vor Spam, Viren, Trojanern & anderen Schädlingen
Viren, Trojaner, Spam, Phishing: Die Bedrohungen sind vielfältig. Die Anforderungen an die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen deshalb umfangreich. Dabei sind ein zentrales Management und mehrstufige Mechanismen gefragt, um die Infrastruktur vor Viren, unerwünschten Dateianhängen und Phishing Mails abzusichern. Dies beinhaltet selbstverständlich auch den präventiven Schutz gegen bösartigen Code durch Dateimustererkennung. Ideal ist der parallele Einsatz mehrerer marktführender Anti-Virus Scan-Engines. Da rund 50 Prozent aller E-Mails Spam sind, sollte ein besonderes Augenmerk auch auf der Spam-Erkennung durch mehrstufige Technologien liegen.
4. Gewährleistung des Datenschutzes beim Versand
Neben der eingehenden Kommunikation muss ein Schwerpunkt auch auf der ausgehenden Kommunikation liegen. Denn sensible Informationen, wie vertrauliche Kundendaten, stellen ein wertvolles Gut für Unternehmen dar. Ihrem Schutz sollte deshalb eine zentrale Rolle zukommen. Um den Abfluss vertraulicher Daten aus dem Unternehmen zu verhindern, sollte eine E-Mail-Management-Lösung in der Lage sein, in Echtzeit E-Mails vor Versand zu analysieren, verdächtige Inhalte zu erkennen und den Versand vorübergehend oder endgültig zu blockieren.
Eine wichtige Rolle spielt in diesem Zusammenhang auch E-Mail-Verschlüsselung. Sie ist das Schlagwort, wenn es um Vertraulichkeit und Integrität in der elektronischen Kommunikation geht: Beginnend bei klassischen B2B-Verschlüsselungsverfahren, bei denen der gesamte Prozess der Verschlüsselung und Entschlüsselung zentral auf dem Server statt auf den einzelnen Arbeitsplätzen der Mitarbeiter realisiert wird, bis hin zu intuitiven B2C-Lösungen, die auf Webportale oder den Einsatz des weit verbreiteten PDF-Standards setzen. Denn insbesondere in der externen Korrespondenz, beispielsweise mit Kunden, muss vertrauliche E-Mail-Kommunikation auch ohne eigene Verschlüsselungslösung ermöglicht werden.
5. Unternehmensweite Einhaltung der Formvorschriften
Für E-Mails müssen zahlreiche gesetzliche Vorgaben eingehalten werden, die mit zentral ablaufenden Prozessen sichergestellt werden sollten. Zum einen gehört dazu die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung: Zum anderen sind die zentrale Integration gesetzlicher Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur sowie die Einbindung von Empfänger- und länderspezifischen Haftungsausschluss-Erklärungen in jede ausgehende E-Mail wichtige Aspekte. Die einfache Bearbeitung von Signatur-Inhalten durch einzelne Fachbereiche gemäß betrieblichen Vorgaben im Corporate Design sollte aber möglich sein.
Fazit
Strategische Themen wie intelligente E-Mail-Sicherheit und Entlastung der Mitarbeiter stehen im Mittelpunkt, wenn es um effizientes E-Mail-Management geht. Dabei muss der zentrale E-Mail-Geschäftsprozess den gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen genügen. Mit iQ.Suite hat GBS eine Gesamtlösung zum E-Mail-Management auf dem Markt, die alle oben genannten Aspekte aus IT-Sicherheit, Archivierung und Produktivität integriert.
Infografik: Effizientes E-Mail-Management
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