Effiziente Meetings: Ganz ohne Reisen
Grenzenlose Zusammenarbeit
Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Der Einsatz von Mobil-Technologien und Conferencing Lösungen hat auch auf die Art und Weise, wie wir miteinander interagieren wesentlichen Einfluss genommen. Wo früher noch Mitarbeiter durch die Republik reisen mussten, um sich auf Meetings vor Ort auszutauschen, haben mittlerweile moderne Lösungen für virtuelle Meetings diesen Platz eingenommen. Das steigert nicht nur die Effizienz, gerade bei einer Vielzahl an Meetings, sondern schont zugleich den Zeit- und Kostenrahmen. Wie einfach und sicher Sie über eine Web- und Videokonferenz zusammenarbeiten können, möchte ich Ihnen heute am Beispiel von GoToMeeting von Citrix in unserer „App des Monats“ vorstellen.
GoToMeeting: Online-Meetings leicht gemacht
Mit GoToMeeting ist es Unternehmen möglich, ad hoc oder im Vorfeld geplant, bis zu 25 Personen an einen virtuellen Tisch zu holen. Mit dieser einfachen und effizienten Lösung entstehen neue Wege der Zusammenarbeit, und das ganz unabhängig vom Standort. Genau hier setzt die mobile App von GoToMeeting an: Sie betreten mit wenigen Klicks bereits geplante Webkonferenzen oder planen eigene Meetings ganz einfach über Ihr vorhandenes Smartphone oder Tablet. Unabhängig davon, ob Sie nun ein Apple iOS oder Android Gerät verwenden. Im jeweiligen App-Store wird diese App kostenfrei zur Verfügung gestellt und ist in wenigen Sekunden installiert.
Webkonferenzen beitreten
Nach der Installation der GoToMeeting App gestaltet sich die Teilnahme einer bereits gestarteten Webkonferenz sehr einfach. Dazu benötigen Sie zunächst die Meeting ID, die Sie im Vorfeld durch den Organisator der Konferenz erhalten haben. Dann tragen Sie Ihren Namen und die E-Mail-Adresse ein und können mit nur einem Klick dem laufenden Meeting beitreten. Ob Sie nun im Home Office, im Hotel, am Flughafen oder in der Bahn sind, spielt dabei keine Rolle. Sie benötigen lediglich eine Datenverbindung und schon kann es losgehen.
Während des Online-Meetings bekommen Sie den Bildschirm des Konferenzleiters übertragen. Über das in Ihrem Mobilgerät eingebaute Mikrofon und Lautsprecher können Sie ganz bequem an der bestehenden Audioübertragung teilnehmen. Den Ton können Sie über das Lautsprechersymbol rechts oben am Bildschirmrand jederzeit deaktivieren oder sich auch mit der angegebenen Nummer bequem über das Telefon einwählen. Über die integrierte Chatfunktion werden Nachrichten oder Informationen an die Teilnehmer oder den Moderator übertragen. Jegliche Funktionen Ihres Smartphones und Tablets stehen auch innerhalb der App zur Verfügung. So können Sie wie gewohnt das Bild mit zwei Fingern sowohl vergrößern, als auch verkleinern. Auch das Wechseln zwischen Hoch- und Querformat ist während der Webkonferenz problemlos möglich. Um wichtige Folien auch nach dem Online-Meeting noch parat zu haben, können Sie mit der Screenshot-Funktion des jeweiligen mobilen Endgeräts einzelne Bilder speichern.
Und mehr noch: Sprechen Sie mit Ihrem Gegenüber über die integrierte Kamera Ihres Smartphones oder Tablets von Angesicht zu Angesicht. Bis zu sechs Videostreams können innerhalb einer Videokonferenz über eine sichere Verbindung übertragen werden.
Eigene Meetings planen
Sofern ein bestehendes Konto für GoToMeeting vorhanden ist, können Anwender über den Menüpunkt „My Meetings“ eigene Online-Meetings gezielt planen und verwalten. Ein Meeting legen Sie dazu mit wenigen Schritten an: Eintragen des Titels und Zeitraums, der vorgesehenen Audioübertragung und eines optionalen Passwortes. Im Anschluss werden Sie über ein Pop-Up Fenster gefragt, ob zu diesem Meeting eine Einladung versendet werden soll. Als Auswahl stehen hierzu folgende Möglichkeiten:
- Kalendereintrag
- Textnachricht
- In die Zwischenablage kopieren
Selbstverständlich ist es nach dem Anlegen des Online-Meetings möglich, potentielle Änderungen innerhalb des angelegten Termins zu einem späteren Zeitpunkt vorzunehmen.
Zeit- und Kostenersparnis im Fokus
Unser Unternehmen nutzt seit mehreren Jahren GoToMeeting, um die Zusammenarbeit an gemeinsamen Themen effizienter abzubilden. Das reduziert nicht nur den Zeit- und Kostenaufwand, sondern sorgt zugleich für agilere Arbeitsabläufe. Stunden- oder tagelange Anreisen in andere Städte oder Ländern können damit zu einem Großteil reduziert werden.
GoToMeeting ist für uns schnell unverzichtbar geworden. Online-Meetings verbessern und vereinfachen die Kommunikation zwischen verteilten Teams, unseren Kunden und Partnern und reduzieren gleichzeitig die Reisekosten.“
Doch nicht nur intern, macht sich der Einsatz einer solchen Lösung bezahlt. Im Rahmen unserer Webinare der GBS Academy kommt GoToMeeting regelmäßig zum Einsatz. Insbesondere das schnelle und einfache Planen von Webinaren ist dabei ein Vorteil, den wir im Marketing zu schätzen wissen. Hervorzuheben ist auch die Möglichkeit, Webinare aufzuzeichnen und zur späteren Verwendung abzulegen.
Fazit
Mit der GoToMeeting App von Citrix stehen ganz neue Möglichkeiten offen, Meetings auch mobil zu nutzen. So ist das Teilnehmen, Anlegen und Verwalten eines Online-Meetings einfach und flexibel in wenigen Minuten realisierbar. Und mehr noch: Die Bedienung der App wurde auf das Nutzererlebnis von Smartphones und Tablets optimiert und geht intuitiv von der Hand. Nicht zu vergessen ist der daraus resultierende Mehrwert der einzelnen Anwender hinsichtlich Zeit- und Kostenersparnis. Aus diesem Grund ist GoToMeeting für uns die „App des Monats„.
Welche Erfahrungen haben Sie mit virtuellen Meetings? Nutzen Sie dafür schon Smartphones oder Tablets? Ich freue mich auf Kommentare und weitere Anregungen.
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