Always On: Wer gibt eigentlich den Takt vor?

Ständige Erreichbarkeit und ihre Folgen

Abschalten unmöglich?

Es gab da einmal eine klare Trennung: „Gehe arbeiten und wenn Dein Arbeitstag zu Ende ist, geh heim, denn Deine Freizeit beginnt.“ Heutzutage ist dieses Gleichgewicht ins Wanken geraten, die Grenzen verschwimmen. Dafür sorgen neue Kommunikationsformen und neue Geräte. Abschalten ist fast unmöglich. Der berufliche Arbeitsstress verfolgt immer mehr Arbeitnehmer bis ins Privat- und Familienleben. Was früher einen Tag liegen blieb oder bei Abwesenheit von einem Kollegen ohne Weiteres übernommen wurde, kann heute nicht mehr warten.

Durch Smartphones und Tablet PCs fällt die Trennung von Berufs- und Privatleben immer schwerer und anscheinend gehört für viele diese Always-On Mentalität einfach dazu. Die ständige Erreichbarkeit wird von Kollegen, Geschäftspartnern, Kunden und Vorgesetzten nicht selten als selbstverständlich vorausgesetzt. Wahrscheinlich kennen Sie das auch von sich selbst und haben schon die eine oder andere Arbeitspause genutzt, um einen Blick in die Inbox oder die nächste Chat-Nachricht zu werfen. Doch ein Arbeitnehmer, der bei jeder Smartphone-Regung seine E-Mails checkt, kann selten abschalten. Jederzeit haben wir das Gefühl etwas Wichtiges zu verpassen. Und so verfolgt uns die Arbeit zunehmend bis in die eigenen vier Wände, bis ins Bett und sogar bis in den Urlaub. Erholung Fehlanzeige!

Verschiedene Lösungsansätze

Während Gewerkschaften für das Problem nur eine radikale Lösung priorisieren und E-Mails an Arbeitnehmer nach Feierabend verbieten würden, setzen Unternehmen wie Daimler, Volkswagen und die Deutsche Telekom auf freiwillige Selbstverpflichtungen. In einem Pilotprojekt konnten Mitarbeiter von Daimler zunächst in der Zeit, in der sie nicht im Dienst sind, ihre E-Mails automatisch löschen lassen. Stattdessen wird ein anwesender Kollege mit der Bearbeitung betraut. VW hingegen verhindert die Weiterleitung von E-Mails nach Dienstschluss generell. Andere Unternehmen wie die Deutsche Telekom fordern ihre Mitarbeiter auf, berufliche E-Mails und Telefonanrufe in ihrer Freizeit nicht zu bearbeiten.

Veränderte Arbeitswelt braucht flexible Arbeitsmodelle

Die Nutzung mobiler Geräte hat sowohl Vor- als auch Nachteile. So können Arbeitgeber dank der Erreichbarkeit per Smartphone & Co. Arbeitnehmern eher mit flexibleren Arbeitsmodellen entgegen kommen, die nicht an starre Bürozeiten geknüpft sind. Dem gegenüber steht aber die bereits geschilderte aus dem Gleichgewicht geratende Work-Life-Balance. Denn wie ein Arzt im Notdienst befinden sich Arbeitnehmer in ihrer Freizeit ständig im inneren Stand-by-Modus. Allein die Erwartung, es könnte eine wichtige E-Mail eingehen, auf die umgehend reagiert werden muss, ist belastend. Bei alledem ist aber auch ein weiterer Faktor nicht zu unterschätzen – und zwar die Arbeitsrealität in einer globalisierten Welt. Viele Geschäftskontakte, die es zu pflegen gilt, sind – wenn die Partner in anderen Zeitzonen sitzen – nicht immer in üblichen, deutschen Bürozeiten möglich.

Clever steuern statt verbieten

„In der Freizeit sollte Funkstille herrschen“ – Ursula von der Leyen

All diese Aspekte sind auf der Suche nach Problemlösungen entscheidend. Vor allem bieten sich vielversprechende, technische Ansätze an, um Mitarbeitern die Trennung des Berufs- vom Privatleben zu ermöglichen. Im Fokus steht dabei  ein durchdachtes Management der E-Mail-Kommunikation.

Wir bei GBS nehmen uns schon seit vielen Jahren mit der iQ.Suite diesem Thema an und sind immer wieder auf der Suche nach Wegen, unseren Kunden auf dem Weg zu einer besseren E-Mail-Produktivität zu untersützen. Dabei geht es oft um eine Kombination aus organistorischen und technischen Aspekten. Denn nur eines allein reicht nicht aus, um die richtige Balance zu finden und dem Informations-Burnout vorzubeugen.

Einige Beispiele dafür:

• Festlegen von Vertretungsregelungen:  Damit lässt sich steuern, wer wann welche E-Mails bekommt. Selbst bei Krankheit oder Urlaub kann durch das Abwesenheitsmanagement eine regelbasierte Weiterleitung an einen Vertreter erfolgen und der durchgängige E-Mail-Prozess gewahrt bleiben.

• Parken von E-Mails: Der E-Mail Empfang außerhalb Ihrer Geschäftszeiten kann gesteuert werden. So lassen sich E-Mails erst nach Arbeitsbeginn zustellen. Ausnahmeregelungen können selbstverständlich konfiguriert werden.

• Empfänger beschränken: Unnötige Kopie-Empfänger (CC oder BCC) vermeiden und damit dem bekannten Ping-Pong-Effekt vorbeugen und die Effizienz in der Kommunikation verbessern.

Fazit

Neben dem technischen Ansatz sollte das Bewusstsein im Umgang mit den Kommunikationsmitteln geschaffen werden – sowohl auf Arbeitnehmer- als auch auf Arbeitgeberseite. Mittlerweile besitzt das Thema Work-Life-Balance für Unternehmen eine enorme Bedeutung, denn es ist der Ausgleich zwischen Leistung und Entspannung, der die Angestellten zu ihrem Leistungsoptimum und nicht -maximum führt. Arbeitsverträgen oder verbindliche Unternehmensrichtlinien können hier ebenfalls eine gesunde Basis schaffen.

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